Wat is een ATS?

Toch kiezen steeds meer organisaties voor een Applicant Tracking System. Niet omdat het een trend is, maar omdat recruitment de afgelopen jaren flink is veranderd. Kandidaten verwachten snelheid, vacatures worden op meerdere kanalen gepubliceerd en verschillende collega’s zijn betrokken bij de selectie. Daardoor wordt het steeds lastiger om het overzicht te bewaren met losse e-mails, Excel-bestanden en documenten. In deze blog leggen we uit wat ATS software is, hoe het werkt, wanneer het interessant wordt en waar je op moet letten als je een systeem gaat kiezen.

Waar staat ATS voor?
ATS staat voor Applicant Tracking System. Vrij vertaald is dat een systeem waarmee je sollicitanten gedurende het volledige recruitmentproces kunt beheren en volgen. Dat klinkt misschien technisch, maar de gedachte erachter is verrassend eenvoudig. 

Iedere organisatie die personeel werft, doorloopt ongeveer hetzelfde proces. Er ontstaat een vacature, kandidaten solliciteren, gesprekken worden gepland, collega’s geven feedback en uiteindelijk wordt één kandidaat aangenomen. 

De vraag is alleen: waar bewaar je al die informatie? 

Bij veel organisaties gebeurt dat verspreid over verschillende plekken. De vacature staat in Word, sollicitaties komen binnen in Outlook, een manager maakt aantekeningen in een notitieboekje en de recruiter houdt de voortgang bij in Excel. 

Zolang je één of twee vacatures per jaar invult, hoeft dat geen probleem te zijn. Maar zodra recruitment een terugkerend onderdeel van je organisatie wordt, merk je dat het overzicht langzaam verdwijnt. Je zoekt naar cv’s, collega’s werken met verschillende versies van dezelfde informatie en het kost steeds meer tijd om iedereen op de hoogte te houden. 

Een ATS kun je vergelijken met een CRM 
Veel ondernemers zijn al bekend met een CRM-systeem. Daarin beheer je klanten, prospects, offertes en alle contactmomenten die uiteindelijk moeten leiden tot een verkoop. Een ATS kun je eigenlijk zien als het CRM-systeem voor recruitment. Alleen staan niet klanten centraal, maar kandidaten. Je bewaart cv’s, legt gesprekken vast, houdt contactmomenten bij, volgt sollicitatieprocedures en bouwt een kandidatenbestand op waar je later opnieuw gebruik van kunt maken. 

Regelmatig krijgen we de vraag waarom je kandidaten niet gewoon kunt opnemen in het bestaande CRM-systeem. Dat lijkt op het eerste gezicht een logische gedachte, maar in de praktijk is dat zelden een goede oplossing. Een CRM is namelijk ontwikkeld voor commerciële processen. Je registreert er bedrijfsgegevens, contactpersonen, offertes, omzetverwachtingen, verkoopkansen en klantafspraken. 

Bij recruitment verzamel je heel andere informatie. Je werkt met cv’s, motivatiebrieven, werkervaring, opleidingen, competenties, salariswensen, beschikbaarheid, gespreksverslagen, referenties en de voortgang binnen een sollicitatieprocedure. 

Daar komt nog iets bij.
De manier waarop je met kandidaten werkt, verschilt fundamenteel van de manier waarop je met klanten werkt. Je verkoopt niet aan een kandidaat en een kandidaat solliciteert niet bij een klant. Hoewel beide processen draaien om relaties, vragen ze om een totaal andere manier van werken. Daarom kiezen organisaties vrijwel altijd voor een apart ATS. Niet alleen omdat de functionaliteiten beter aansluiten op recruitment, maar ook omdat je kandidatengegevens overzichtelijk, gescheiden en veilig beheert. 

Hoe werkt ATS software?
Je kunt een ATS het beste zien als de centrale werkplek voor iedereen die betrokken is bij recruitment. Vanaf het moment dat een vacature ontstaat tot het moment waarop een nieuwe medewerker zijn contract tekent, wordt iedere stap binnen hetzelfde systeem vastgelegd. Je maakt een vacature aan, publiceert deze op je werken-bij-site en eventueel op verschillende vacaturebanken.

Sollicitaties komen automatisch binnen op één centrale plek. Cv’s, e-mails, notities en beoordelingen blijven bij elkaar, zodat iedereen met dezelfde informatie werkt. Ook hiring managers kunnen eenvoudig meekijken, feedback geven of aangeven welke kandidaten zij willen spreken. 

Het resultaat is vooral meer overzicht.
Je hoeft niet meer te zoeken waar een cv is gebleven of welke collega de laatste versie van een beoordeling heeft. Alles staat bij elkaar en iedereen kijkt naar dezelfde informatie. 

Wat doet een ATS in de praktijk?
De exacte mogelijkheden verschillen per leverancier, maar de meeste ATS-systemen ondersteunen het volledige recruitmentproces. 

Je beheert vacatures vanuit één omgeving, publiceert ze op verschillende kanalen, ontvangt sollicitaties centraal, plant gesprekken, houdt communicatie bij en bewaart alle informatie over kandidaten overzichtelijk op één plek. 

Daarnaast bieden de meeste systemen rapportages. Zo krijg je inzicht in vragen als: 

• Welke vacaturekanalen leveren de beste kandidaten op? 
• Hoe lang staat een vacature gemiddeld open? 
• Hoeveel sollicitaties zijn nodig om één nieuwe medewerker aan te nemen? 
• Waar haken kandidaten af tijdens het sollicitatieproces? 

Dat zijn waardevolle inzichten, maar uiteindelijk draait het om iets anders. 

Een goed ATS zorgt ervoor dat recruiters minder tijd kwijt zijn aan administratie en meer tijd kunnen besteden aan mensen. En juist daar wordt recruitment beter van. 

Wanneer is een ATS interessant?
Er bestaat geen vaste regel die bepaalt wanneer een organisatie een ATS nodig heeft. Toch zien we in de praktijk duidelijke omslagpunten. Wanneer je één of twee vacatures per jaar invult, zijn Outlook, Word en een eenvoudig Excel-overzicht vaak voldoende. De investering in een ATS levert dan meestal weinig extra voordeel op. 

Dat verandert zodra recruitment structureel onderdeel wordt van je organisatie. 

Als vuistregel zien we dat een ATS vaak interessant wordt vanaf ongeveer vijf tot acht vacatures per jaar. Niet omdat dat een magisch getal is, maar omdat vanaf dat moment het overzicht belangrijker wordt en de tijdswinst snel oploopt. Het aantal vacatures vertelt echter niet het hele verhaal. Misschien zoek je ieder jaar meerdere monteurs, operators, chauffeurs of accountants. Officieel staat er misschien maar één vacature online, maar gedurende het jaar neem je dezelfde functie meerdere keren aan.

Ook dan kan een ATS veel waarde toevoegen.  Je bouwt namelijk een eigen kandidatenbestand op. Kandidaten die vandaag niet beschikbaar zijn, kunnen over een paar maanden wél interessant zijn. Je hoeft niet steeds opnieuw vanaf nul te beginnen en kunt veel gerichter contact onderhouden met mensen die eerder belangstelling hebben getoond. Doordat je ATS van je recruitment een proces maakt ben je veel schaalbaarder en komt er meer rust in dat deel van je bedrijfsvoering 

Een ATS wordt dus niet interessant door een bepaald aantal vacatures, maar doordat recruitment een terugkerend proces wordt waarbij overzicht, samenwerking en kandidaatopvolging steeds belangrijker worden.