Vanaf welk moment is het interessant om recruitment uit te besteden?  

Hoeveel tijd kost het invullen van één vacature? 
Er bestaat geen wetenschappelijke norm voor het aantal uren dat nodig is om een vacature in te vullen. Op basis van mijn ruim 25 jaar ervaring binnen werving en selectie en recruitmentconsultancy zie ik dat een volledig recruitmentproces, afhankelijk van de functie en gekozen wervingsaanpak, al snel tussen de 30 en 50 interne uren vraagt. Denk daarbij aan het bepalen van de doelgroep, schrijven van de vacaturetekst, kiezen en beheren van de wervingskanalen, beoordelen van sollicitaties, contact met kandidaten, plannen en voeren van gesprekken, afstemmen met vacaturehouders en stakholders in het proces en het doen van een aanbod. Hierbij moet je je realiseren dan veel gesprekken door twee collega’s worden gedaan. Als je dan 5 kandidaten spreekt en je spreekt ze met z’n tweeën voor anderhalf uur per kandidaat (inclusief evaluatie van het gesprek) dan gaat het alkeen al bij de eerste gespreksronde over 15 uur. Bij een moeilijk vervulbare of specialistische functie kan de tijdsinvestering nog veel hoger uitvallen, zeker wanneer actieve search nodig is. 

Als een organisatie vijf vacatures per jaar invult en daar gemiddeld 40 uur per vacature aan besteedt, is deze organisatie ongeveer 200 uur per jaar met recruitment bezig. Bij tien vacatures loopt dat op naar 400 uur. Dat zijn tien volledige werkweken die ergens binnen de organisatie moeten worden opgevangen. 

Maakt het uit of het om dezelfde of verschillende vacatures gaat? 
Ja, dat verschil is groot. Wie ieder jaar twintig medewerkers zoekt voor dezelfde functie kan een groot deel van het werk hergebruiken. De doelgroep is bekend, de vacaturetekst ligt er al en vaak kunnen dezelfde campagnes, targeting en selectiecriteria opnieuw worden ingezet. Het totale aantal vacatures is dan hoog, maar het aantal uren per vacature kan relatief laag blijven. Bovendien betrfet het dan vaak doorlopende werving en weet je heel goed waar een kandidaat aan moet voldoen, dus een kanidaat is vaak voldoende voor een hire. Je zegt ja of je zegt nee 

Bij vijf volledig verschillende vacatures ligt dat anders. Voor iedere functie moet opnieuw worden bepaald wie de doelgroep is, waar die mensen te vinden zijn, welke boodschap hen aanspreekt en hoe de selectie wordt ingericht. Vijf verschillende vacatures kunnen daardoor meer recruitmentcapaciteit vragen dan twintig terugkerende vacatures binnen dezelfde doelgroep. 

Welke invloed heeft een ATS op deze berekening? 
Een ATS verlaagt vooral de tijd die nodig is voor terugkerende werkzaamheden. Vacatures kunnen vanuit één omgeving worden gepubliceerd, reacties komen centraal binnen en ontvangstbevestigingen, uitnodigingen, afwijzingen en AVG-processen kunnen grotendeels worden geautomatiseerd. Daardoor kost het verwerken van kandidaten minder tijd en is er minder losse administratie nodig. 

Een ATS neemt het inhoudelijke recruitmentwerk niet over. Het bepaalt niet automatisch de juiste doelgroep, schrijft niet vanzelf een onderscheidende vacature en voert geen persoonlijke gesprekken met kandidaten. Een goed ingericht ATS kan dus het aantal uren per vacature verlagen, maar neemt niet de volledige tijdsinvestering weg. 

Vanaf hoeveel vacatures wordt uitbesteden interessant? 
Bij één of twee incidentele en goed vervulbare vacatures per jaar is volledig uitbesteden vaak niet direct noodzakelijk, zeker wanneer intern voldoende tijd en recruitmentkennis aanwezig zijn. Vanaf ongeveer vijf tot tien verschillende vacatures per jaar wordt het interessanter om serieus te berekenen hoeveel interne uren recruitment werkelijk kost. Uiteindelijk is het ook een strategische keuze en een kosten afweging. in algemene zin is recruitment zelf doen, met de juiste middelen en tijd, veel goedkoper dan uitbesteden, maar als je in de tijd die je er zelf aanbesteed veel meer klanten kan helpen en dat levert meer op, dan zou ik recruitment uitbesteden. ook als je van menig bent dat je niet de competenties in je organisatie hebt zitten om recruitment zelf te doen is uitbesteden verstandig.  

Stel dat tien vacatures gemiddeld 40 uur per vacature vragen. Dan kost recruitment ongeveer 400 uur per jaar. Wanneer een deel van de administratie met een ATS wordt geautomatiseerd en de tijdsinvestering daardoor bijvoorbeeld naar 30 uur per vacature daalt, blijft er nog altijd 300 uur inhoudelijk werk over. Op dat moment is de vraag niet alleen wat uitbesteden kost, maar ook wat die 300 interne uren waard zijn en welk ander werk daardoor blijft liggen. 

Wanneer is uitbesteden ook bij weinig vacatures interessant? 
Het aantal vacatures is niet de enige factor. Ook bij één of twee vacatures kan uitbesteden interessant zijn wanneer het om moeilijk bereikbare specialisten gaat, de organisatie geen toegang heeft tot de juiste doelgroep of actieve search nodig is. De hoeveelheid werk wordt dan niet bepaald door het aantal vacatures, maar door de moeilijkheid om geschikte kandidaten te vinden en te overtuigen. 

Andersom hoeft een organisatie met veel terugkerende vacatures recruitment niet automatisch volledig uit te besteden. Wanneer het proces goed is ingericht, een ATS veel terugkerend werk automatiseert en intern voldoende kennis aanwezig is, kan zelf werven nog steeds efficiënt zijn. 

Hoe bepaal je het juiste moment? 
Bereken eerst hoeveel vacatures je jaarlijks invult, hoeveel daarvan op elkaar lijken en hoeveel uren iedere vacature intern werkelijk vraagt. Tel daarbij niet alleen de sollicitatiegesprekken mee, maar ook de voorbereiding, campagnevoering, communicatie, administratie en tijd die wordt besteed aan kandidaten die uiteindelijk niet worden aangenomen. 

Zodra recruitment structureel enkele honderden uren per jaar vraagt, vacatures lang blijven openstaan of specialistische kennis ontbreekt, wordt uitbesteden financieel en organisatorisch interessant. Het juiste moment wordt dus niet alleen bepaald door het aantal vacatures, maar vooral door de totale hoeveelheid werk die nodig is om de juiste mensen aan te nemen.