Waarom blijven mijn vacatures maanden openstaan? 

Toch gebeurt er vaak opvallend weinig. De vacature blijft online staan, wordt nog een keer gedeeld op LinkedIn en misschien opnieuw geplaatst op een vacaturesite. Daarna is het vooral wachten. Alsof de juiste kandidaat vanzelf een keer langskomt. 

Vacatures blijven meestal maanden openstaan doordat het functieprofiel niet aansluit op de arbeidsmarkt, de juiste doelgroep onvoldoende wordt bereikt of geschikte kandidaten tijdens het sollicitatieproces afhaken. Wanneer een vacature maanden openstaat, is wachten daarom zelden de oplossing. Sterker nog, als reacties een week uitblijven, is het al tijd voor actie. Er is dan meestal ergens in het recruitmentproces iets dat niet goed werkt. 

Een vacature wordt niet vanzelf beter
Veel organisaties behandelen recruitment als een eenmalige actie. Er wordt een vacaturetekst geschreven, er wordt een advertentie geplaatst en vervolgens wordt gekeken wat erop afkomt. Als de reacties tegenvallen, blijft dezelfde vacature gewoon langer online staan. Wat daarbij vaak gebeurt, is dat er weinig wervingsbudget wordt ingezet, terwijl iedereen weet dat werving geld kost. Net als bij marketing. Ook een heel goede brochure doet helemaal niets als je hem niet verspreidt en er geen duidelijke call to action bij zet. Voor een vacature geldt precies hetzelfde. Een goede vacaturetekst is belangrijk, maar als de juiste doelgroep hem niet te zien krijgt, levert hij nog steeds geen kandidaten op. 

Door de vacature langer online te laten staan, verandert alleen de looptijd. Niet het resultaat. Een vacature die in de eerste weken nauwelijks wordt bekeken of waarop vooral ongeschikte kandidaten reageren, gaat na drie maanden niet ineens wel werken. De doelgroep verandert niet doordat de vacature langer openstaat. De boodschap wordt niet aantrekkelijker en het bereik wordt niet groter. 

De meeste kandidaten zullen niet precies weten hoe lang een vacature al openstaat. Maar wanneer je maandenlang met dezelfde vacature onder dezelfde doelgroep adverteert, kan er wel een vergelijkbaar effect ontstaan als bij een huis dat lang op Funda staat. Mensen gaan zich afvragen waarom het nog niet verkocht is. Is er iets mis? Is de prijs te hoog? Ligt het in een slechte buurt? Een vacature die mensen telkens opnieuw voorbij zien komen, kan dezelfde vragen oproepen. Waarom is deze functie nog steeds niet ingevuld? Zijn de eisen misschien onrealistisch? Is er iets aan de hand binnen de organisatie? 

Hoe langer een vacature openstaat, hoe belangrijker het daarom wordt om niet opnieuw hetzelfde te doen, maar te onderzoeken waarom het tot nu toe niet werkt. 

Misschien zoek je iemand die bijna niet bestaat
Een vacature ontstaat vaak vanuit de behoefte van de organisatie. Er ligt werk, dus wordt beschreven welke kandidaat nodig is om dat werk te kunnen uitvoeren. Tijdens dat proces groeit het wensenlijstje snel. De kandidaat moet ervaring hebben, zelfstandig kunnen werken, in het team passen, de branche kennen en het liefst direct inzetbaar zijn. Wanneer verschillende collega’s bij de vacature betrokken zijn, komt er meestal alleen maar iets bij. Zo ontstaat een profiel dat op papier ideaal lijkt, maar in de praktijk nauwelijks te vinden is. 

Wat ook regelmatig voorkomt, is dat iemand vervangen moet worden die jarenlang bij de organisatie heeft gewerkt en in de loop van de tijd steeds meer werkzaamheden is gaan oppakken. Als die medewerker na 25 jaar vertrekt, wordt vervolgens gezocht naar één kandidaat die al die werkzaamheden kan overnemen. Zo ontstaat een onmogelijke vacature die volledig rond de organisatie en de vertrekkende medewerker is opgebouwd. Geen kandidaat zal zichzelf daarin herkennen. Dat betekent niet dat je geen eisen mag stellen. Het betekent wel dat je onderscheid moet maken tussen wat iemand echt nodig heeft om de functie goed te kunnen vervullen en wat vooral prettig zou zijn. Kan iemand bepaalde kennis binnen een paar maanden leren? Is ervaring in precies dezelfde branche noodzakelijk? Moet iemand alles al kunnen, of zoek je vooral iemand met de juiste aanleg, motivatie en drijfveren? 

Je moet bovendien eerlijk kijken naar de inhoud van de functie. Vinden wij deze combinatie van werkzaamheden binnen onze organisatie logisch, of is zij voor de arbeidsmarkt ook logisch? Dat zijn twee heel verschillende vragen. Wanneer een vacature maanden openstaat, is het verstandig om die vragen opnieuw te beantwoorden. Niet omdat je genoegen moet nemen met minder, maar omdat vasthouden aan een onrealistisch profiel uiteindelijk ook niets oplevert. 

De doelgroep ziet niet automatisch wat jij te bieden hebt
Het kan ook zijn dat de juiste mensen er wel zijn, maar dat zij zichzelf niet herkennen in jouw vacature. Organisaties schrijven vaak uitgebreid over taken, verantwoordelijkheden en functie-eisen, terwijl kandidaten vooral willen begrijpen waarom zij juist deze overstap zouden moeten maken. 

Wat wordt er voor hen beter? Krijgen zij meer vrijheid, interessanter werk, betere begeleiding of meer invloed? Kunnen zij zich ontwikkelen? In wat voor omgeving komen zij terecht? Met wie gaan zij samenwerken en waarom zou dat bij hen passen? Als dat niet duidelijk wordt, ziet een kandidaat vooral een lijst met verwachtingen. Voor iemand die niet actief op zoek is en op dit moment redelijk tevreden is bij een andere werkgever, is dat meestal onvoldoende reden om in beweging te komen. Een langdurig openstaande vacature is daarom niet altijd een teken dat er geen kandidaten zijn. Het kan ook betekenen dat jouw verhaal hen niet raakt. Je bereikt misschien wel de juiste doelgroep, maar geeft die doelgroep onvoldoende reden om te reageren. 

Recruitment vraagt om meer dan publiceren en wachten
Sommige vacatures worden ingevuld met één plaatsing op een jobboard. Dat gebeurt. Maar voor functies waarvoor weinig mensen beschikbaar zijn, is meestal meer nodig. Je moet weten waar de doelgroep zich bevindt, via welke kanalen je haar kunt bereiken en welke boodschap ervoor zorgt dat mensen aandacht aan jouw vacature besteden. 

Dat is het verschil tussen een vacature publiceren, wat we in het vak vaak ‘post and pray’ noemen, en daadwerkelijk kandidaten werven. Voor een paar honderd euro adverteren op Facebook kan een begin zijn, maar daarmee voer je nog geen volledige wervingscampagne. Wil je recruitment goed aanpakken en kandidaten via meerdere kanalen bereiken, dan zijn mediabudgetten van €1.000 tot €1.500 per vacature heel gangbaar. Voor schaarse of specialistische doelgroepen kan dat oplopen tot ongeveer €3.000. Dat staat nog los van eventuele kosten voor doelgroepanalyse, het schrijven van de vacaturetekst, campagnebeheer, recruitmentsoftware, projectmanagement en uren voor actieve search. 

Welk budget nodig is, hangt altijd af van de functie, de regio, de omvang van de doelgroep en de concurrentie op de arbeidsmarkt. Maar een minimaal budget inzetten en vervolgens verwachten dat je continu de juiste kandidaten bereikt, is niet realistisch. Zeker niet wanneer een openstaande functie iedere maand omzet, capaciteit of rust binnen de organisatie kost. Wanneer een functie al maanden openstaat, moet je bovendien kunnen zien wat er onderweg gebeurt. Hoeveel mensen bekijken de vacature? Hoeveel bezoekers beginnen aan een sollicitatie? Hoeveel mensen ronden die sollicitatie af en hoeveel reacties passen vervolgens bij het profiel? Zonder die informatie blijft het gissen. 

Wordt de vacature nauwelijks bekeken, dan heb je waarschijnlijk een bereikprobleem. Dat is vaak gerelateerd aan te weinig of verkeerd ingezet wervingsbudget. Krijg je wel veel bezoekers maar bijna geen reacties, dan zit het probleem eerder in de vacature, het aanbod of de manier van solliciteren. Komen er voldoende reacties binnen maar passen die niet, dan bereik je mogelijk de verkeerde doelgroep of is de inhoud niet duidelijk genoeg. Dat zijn verschillende problemen die ook om verschillende oplossingen vragen. Alleen de vacature opnieuw plaatsen, lost ze niet op. 

Ook snelheid maakt verschil
Wanneer er uiteindelijk een interessante kandidaat reageert, begint het volgende deel van het proces. Juist daar gaat onnodig veel tijd verloren. Een cv blijft een paar dagen liggen, de vacaturehouder heeft geen ruimte in de agenda of er moeten eerst meerdere mensen naar de sollicitatie kijken. Tegen de tijd dat er contact wordt opgenomen, is de kandidaat misschien al met twee andere werkgevers in gesprek. 

In een arbeidsmarkt waarin goede kandidaten kunnen kiezen, is snelheid geen administratief detail. Het is onderdeel van je aantrekkelijkheid als werkgever. Dat betekent niet dat je overhaast iemand moet aannemen. Het betekent wel dat duidelijk moet zijn wie verantwoordelijk is, welke stappen worden doorlopen en binnen welke termijn een kandidaat antwoord krijgt. Kandidaten die snel en persoonlijk worden benaderd, ervaren aandacht. Kandidaten die dagenlang niets horen, trekken hun eigen conclusie. Zo kan een vacature maanden openstaan terwijl geschikte mensen zich wel degelijk hebben gemeld. Ze zijn alleen onderweg afgehaakt. 

Een openstaande vacature is geen probleem van HR alleen
Zolang een vacature vooral wordt gezien als de verantwoordelijkheid van HR of recruitment, ontstaat gemakkelijk vertraging. De vacaturehouder wil een nieuwe collega, maar maakt onvoldoende tijd vrij voor intakegesprekken, beoordelingen of sollicitaties. Tegelijkertijd wordt wel verwacht dat recruitment de functie snel invult. Dat werkt niet. 

De mensen in het team kennen de praktijk van de functie. Zij weten wat iemand succesvol maakt, welke kennis echt noodzakelijk is en wat een nieuwe collega kan leren. Hun betrokkenheid is nodig om een realistisch profiel te maken en kandidaten snel te beoordelen. Recruitment kan het proces organiseren, de doelgroep bereiken en adviseren, maar kan niet zelfstandig bepalen wie uiteindelijk bij de organisatie past. Een vacature sneller invullen begint daarom ook bij duidelijk eigenaarschap. Iedereen die nodig is om tot een goede aanname te komen, moet weten wat er van hem of haar wordt verwacht. 

Stop met wachten en ga verbeteren
Wanneer een vacature maanden openstaat, is de verleiding groot om te denken dat de arbeidsmarkt nu eenmaal moeilijk is. Natuurlijk speelt schaarste een rol. Voor sommige functies zijn simpelweg minder mensen beschikbaar dan organisaties nodig hebben. Maar juist dan kun je het je niet veroorloven om maandenlang dezelfde aanpak te blijven herhalen. 

Een vacature die lang openstaat, heeft meestal niet één probleem. Het profiel kan te zwaar of te organisatiespecifiek zijn, het bereik kan te klein zijn, de boodschap kan onvoldoende aansluiten op de doelgroep of geschikte kandidaten kunnen tijdens het proces afhaken. Zolang je niet weet waar het misgaat, heeft het weinig zin om opnieuw hetzelfde te proberen. Kijk daarom opnieuw naar het profiel. Onderzoek of je de juiste doelgroep bereikt. Beoordeel of de vacature duidelijk maakt waarom iemand bij jou zou willen werken. Meet waar kandidaten afhaken en zorg dat interessante reacties snel worden opgevolgd. 

Een ATS zoals Tool2Match kan daarbij helpen door reacties, contactmomenten en stappen in het sollicitatieproces op één plek vast te leggen. Maar software maakt een onrealistisch profiel of een onaantrekkelijke vacature niet vanzelf beter. Het helpt je vooral om overzicht te houden, sneller te handelen en te zien waar verbetering nodig is. Een vacature die maanden openstaat, vraagt daarom niet om meer geduld. Hij vraagt om aandacht. Niet alleen voor de vacature zelf, maar voor de doelgroep, het proces en de mensen die je probeert te bereiken. Pas wanneer je begrijpt waar het vastloopt, kun je stoppen met wachten en gericht werken aan een vacature die wél wordt ingevuld.