Hoe kan ik mijn vacatures sneller invullen?  

Mensen aannemen is meestal niet zo moeilijk. De juiste mensen aannemen is iets heel anders. Wie vooral kijkt naar hoe snel een vacature gesloten kan worden, loopt het risico genoegen te nemen met de eerste kandidaat die ongeveer aan de functie-eisen voldoet. Daarmee is de vacature op papier ingevuld, maar het oorspronkelijke probleem niet per definitie opgelost. Als iemand na een paar maanden niet blijkt te passen of alweer vertrekt, begint het hele recruitmentproces opnieuw. 

Een vacature sneller invullen moet daarom niet betekenen dat je minder zorgvuldig selecteert. De winst moet vooral komen uit een betere voorbereiding, een dieper inzicht in de doelgroep, sneller schakelen en het verwijderen van onnodige vertraging uit het sollicitatieproces. Het doel is niet om zo snel mogelijk iemand aan te nemen, maar om zonder onnodige vertraging de juiste medewerker te vinden. 

Snel invullen is iets anders dan duurzaam invullen
Bij een snelle invulling kijk je vooral naar de doorlooptijd. Hoeveel dagen zitten er tussen het openen van de vacature en het moment waarop een kandidaat het aanbod accepteert? Dit wordt ook wel de time-to-fill genoemd. De time-to-hire meet iets anders, namelijk de periode vanaf het moment waarop een kandidaat in het recruitmentproces komt tot het moment waarop diegene het aanbod accepteert. Beide cijfers kunnen iets zeggen over de snelheid van het recruitmentproces, maar nog niets over de kwaliteit van de uiteindelijke match. 

Bij duurzaam invullen kijk je verder. Duurzaam invullen betekent dat je een medewerker vindt die bij de functie en organisatie past, zich kan ontwikkelen, blijft en ook op langere termijn waarde toevoegt. Kan iemand niet alleen het werk uitvoeren, maar past diegene ook bij de cultuur van de organisatie, het team en de manier van samenwerken? Sluiten de verwachtingen aan bij wat de functie werkelijk te bieden heeft? Biedt de organisatie voldoende perspectief om iemand ook op langere termijn betrokken te houden? Maar ook andersom: kan iemand meegroeien met de verwachtingen en ontwikkeling van de organisatie? 

Opleiding en werkervaring zijn daarbij maar een deel van het verhaal. Drijfveren, persoonlijkheid, ambities en de gewenste werkomgeving zijn minstens zo belangrijk. Een kandidaat kan op papier perfect aan het profiel voldoen en toch binnen een paar maanden ontdekken dat de functie of organisatie niet bij hem of haar past. Andersom kan iemand die niet ieder vakje afvinkt juist uitgroeien tot een zeer waardevolle medewerker. 

De juiste medewerker is dus niet automatisch de kandidaat met het beste cv. Het is de kandidaat bij wie kennis, mogelijkheden, verwachtingen en drijfveren aansluiten op wat de organisatie nu en in de toekomst nodig heeft. 

Snelheid begint voordat de vacature wordt gepubliceerd
Veel vertraging ontstaat al voordat de eerste kandidaat heeft gereageerd. De vacature wordt gepubliceerd terwijl intern nog geen echte overeenstemming bestaat over de functie. De ene manager zoekt een ervaren specialist, terwijl een andere manager vooral iemand wil die nog gevormd kan worden. De functie-eisen zijn gebaseerd op de vorige medewerker, maar ondertussen is de organisatie veranderd. Ook is niet altijd duidelijk wat iemand daadwerkelijk wordt geboden of waarom een geschikte kandidaat voor deze organisatie zou moeten kiezen. 

Wanneer die discussie pas begint nadat de eerste sollicitaties zijn binnengekomen, gaat kostbare tijd verloren. Kandidaten passen niet bij het profiel, worden intern verschillend beoordeeld of blijven wachten omdat niemand een besluit durft te nemen. De vacature staat dan wel online, maar het recruitmentproces is nog niet werkelijk begonnen. 

Een belangrijk signaal dat de vacature onvoldoende is geanalyseerd, is wanneer de vacaturehouder zegt: “Er zijn maar twee reacties, ik wil wel iets te kiezen hebben.” Als je dat hoort, moeten de alarmbellen afgaan. Zeker bij schaarse doelgroepen is het aantal kandidaten namelijk geen maatstaf voor de kwaliteit. Je hoeft niet uit meerdere kandidaten te kunnen kiezen. Je moet bij iedere passende kandidaat kunnen bepalen of het antwoord ja of nee is. 

Stel dat je Italiaanse rode sportauto’s uit de jaren vijftig verzamelt en een dealer heeft precies zo’n zeldzame auto te koop staan. Dan zeg je ook niet: “Heeft u er nog een, want ik wil graag iets te kiezen hebben?” Je beoordeelt de auto die er staat en besluit of je hem wel of niet koopt. Bij schaarse kandidaten werkt dat niet anders. Als er één kandidaat is die goed past, wordt die kandidaat niet minder geschikt omdat er geen tweede of derde kandidaat naast staat. 

Vacatures sneller invullen begint daarom met duidelijkheid. Welke problemen moet de nieuwe medewerker oplossen? Wat moet iemand vanaf de eerste dag kunnen en wat kan later worden geleerd? Welke eigenschappen en drijfveren zijn belangrijk? Wie beslist uiteindelijk of een kandidaat wordt aangenomen? Hoe scherper deze vragen vooraf zijn beantwoord, hoe sneller je tijdens het proces kunt handelen. 

Tegelijkertijd moet je goed begrijpen hoe de doelgroep in elkaar zit. Waar zoeken deze mensen naar een nieuwe baan, via welke kanalen willen zij worden benaderd en wat verwachten zij van een werkgever? Zonder dat inzicht kun je wel snel een vacature publiceren, maar bereik je niet automatisch de juiste mensen. 

Daarbij moet het functieprofiel ook realistisch zijn. Een lange lijst met eisen maakt een vacature niet automatisch beter. Soms wordt gezocht naar een kandidaat die nauwelijks bestaat of alleen geïnteresseerd raakt bij arbeidsvoorwaarden die de organisatie niet kan bieden. Hoe onrealistischer het profiel, hoe langer de zoektocht duurt. 

Bereik alleen is niet voldoende
Een goed voorbereid recruitmentproces levert nog geen kandidaten op wanneer de vacature nauwelijks wordt gezien. Alleen publiceren op de eigen website en één jobboard is voor de meeste vacatures al lang niet meer voldoende. Je moet zichtbaar zijn op de kanalen waar de doelgroep zich daadwerkelijk bevindt. 

Dat begint, zoals eerder benoemd, bij een goede doelgroepanalyse. Wie wil je bereiken, waar bevindt deze doelgroep zich en wat vindt zij belangrijk bij een volgende stap? Pas daarna kun je bepalen welke jobboards, sociale media, zoekmachines of andere kanalen geschikt zijn. Adverteren op de kanalen die de organisatie zelf prettig vindt, heeft weinig zin wanneer de doelgroep daar nauwelijks aanwezig is. 

Voldoende bereik is echter maar de helft van het verhaal. De vacature moet ook overtuigen. Een kandidaat moet zichzelf herkennen in de functie en begrijpen waarom het interessant is om te reageren. Wanneer de tekst vooral bestaat uit algemene organisatietaal, een lange lijst met taken en nog meer functie-eisen, bereik je misschien veel mensen, maar zet je weinig van hen aan tot actie. 

Vacatures sneller invullen vraagt daarom om de juiste combinatie van bereik en conversie. Je moet voldoende passende mensen bereiken en hen vervolgens een overtuigende reden geven om met jouw organisatie in gesprek te gaan. 

Goede kandidaten willen niet onnodig wachten
Zodra een geschikte kandidaat reageert, begint een nieuwe fase waarin snelheid belangrijk wordt. Een automatische ontvangstbevestiging is prettig, maar vervangt geen persoonlijke opvolging. Zeker goede kandidaten zijn vaak met meerdere werkgevers tegelijk in gesprek. Wie pas na een week reageert, loopt het risico dat een andere organisatie al een kennismaking heeft ingepland. 

Dat betekent niet dat je direct een volledig oordeel over de kandidaat moet hebben. Een kort telefonisch contact binnen één of twee werkdagen kan al voldoende zijn om belangstelling te tonen, verwachtingen af te stemmen en een vervolgstap af te spreken. De kandidaat weet waar hij of zij aan toe is en de organisatie krijgt snel een eerste indruk van de mogelijke match. 

In de praktijk ontstaat vertraging vaak niet door de kandidaat, maar door de organisatie. Eerst wil men nog wat meer reacties binnen laten komen voordat de selectie begint. Vervolgens kan het eerste gesprek pas over anderhalve week plaatsvinden omdat drie managers aanwezig willen zijn. Daarna duurt het opnieuw een week voordat iedereen zijn mening heeft gegeven. Tegen de tijd dat de organisatie een tweede gesprek wil plannen, heeft de kandidaat ergens anders al een aanbod ontvangen. 

Door vooraf tijd in agenda’s te reserveren, het aantal betrokken beslissers te beperken en één persoon verantwoordelijk te maken voor de voortgang, kun je veel tijd winnen. Niet door minder zorgvuldig te zijn, maar door te voorkomen dat het proces onnodig stilstaat. 

Iedere processtap moet iets toevoegen
Meer gesprekken leiden niet automatisch tot een betere beslissing. Voor sommige functies zijn meerdere gesprekken, een assessment of een meeloopmoment logisch. Voor andere functies is een uitgebreid proces met drie gesprekken, verschillende tests en een afsluitend directiegesprek vooral een teken dat de organisatie moeilijk keuzes kan maken. 

Bovendien moeten de processtappen passen bij de functie en de doelgroep. Bij de selectie van een CFO voor een beursgenoteerd bedrijf kun je meer stappen toevoegen dan bij de selectie van een orderpicker. Dat klinkt logisch, maar veel organisaties hebben toch de neiging om voor alle vacatures hetzelfde standaardproces in te richten, omdat zij denken dat het recruitmentproces daardoor beter beheersbaar wordt. 

Iedere extra stap kost tijd en vergroot de kans dat kandidaten afhaken. Daarom moet vooraf duidelijk zijn wat je tijdens iedere stap wilt ontdekken. Als twee gesprekken precies dezelfde vragen opleveren, voegt het tweede gesprek weinig toe. Als een manager pas aan het einde van het proces wordt betrokken maar wel een beslissende stem heeft, had diegene waarschijnlijk eerder moeten aansluiten. 

Een zorgvuldig sollicitatieproces is dus niet per definitie een lang sollicitatieproces. Zorgvuldigheid ontstaat doordat je de juiste informatie verzamelt, verwachtingen eerlijk bespreekt en bewust beoordeelt of iemand duurzaam past. Dat kan vaak in minder stappen dan organisaties denken. 

Een ATS ondersteunt snelheid en overzicht, maar vervangt geen aandacht
Wanneer kandidaten verspreid staan over mailboxen, Excelbestanden en persoonlijke notities, gaat vanzelf tijd verloren. Collega’s weten niet altijd wie al contact heeft gehad, kandidaten blijven te lang in dezelfde fase staan en belangrijke afspraken worden vergeten. Naarmate er meer vacatures en sollicitanten zijn, wordt dit probleem groter. 

Een applicant tracking system, oftewel een ATS, brengt structuur aan in het recruitmentproces. Je ziet direct welke kandidaten hebben gereageerd, in welke fase zij zitten en welke actie nodig is. Bevestigingen, herinneringen en delen van de communicatie kunnen worden geautomatiseerd. Daardoor gaat minder tijd naar administratie en ontstaat juist meer ruimte voor persoonlijk contact. 

Technologie maakt een recruitmentproces niet vanzelf menselijker of beter. Dat blijft afhankelijk van hoe je ermee werkt. Automatisering moet daarom vooral worden ingezet voor terugkerende handelingen en procesbewaking. Het persoonlijke gesprek, de inhoudelijke beoordeling en de aandacht voor de kandidaat blijven mensenwerk. 

Sneller werven zonder overhaast te beslissen
Vacatures sneller invullen lukt niet door haast te maken bij of druk te zetten op de uiteindelijke beslissing. Het lukt door alles daaromheen beter te organiseren. Door vooraf te bepalen wie je zoekt, een realistisch profiel op te stellen, de juiste doelgroep te bereiken, kandidaten snel op te volgen en alleen processtappen te gebruiken die daadwerkelijk iets toevoegen. 

Daarmee verkort je de doorlooptijd zonder de kwaliteit van de selectie te verlagen. Sterker nog, een duidelijk en voortvarend proces maakt vaak een betere indruk op kandidaten en geeft de organisatie meer rust om de juiste keuze te maken. 

Een vacature is uiteindelijk niet succesvol ingevuld op de dag dat iemand een handtekening zet. Een vacature is succesvol ingevuld wanneer de juiste medewerker is gevonden, goed op zijn plek zit, zich blijft ontwikkelen en ook op langere termijn waarde toevoegt aan de organisatie. 

Het directe antwoord op de vraag hoe je vacatures sneller kunt invullen, is daarom eenvoudig: verwijder onnodige wachttijd en onduidelijkheid uit het recruitmentproces, maar lever niet in op de zorgvuldigheid van je selectie. De beste recruitmentprocessen zijn niet alleen snel. Ze zijn duidelijk, zorgvuldig en gericht op een duurzame match die past bij de functie, de organisatie en de doelgroep.