Een talentpool opbouwen met een ATS  

Want de kans is groot dat je een paar maanden geleden al iemand hebt gesproken die vandaag perfect zou passen. Een kandidaat die destijds net iets minder ervaring had. Of iemand die afviel omdat er simpelweg één andere kandidaat nét iets beter aansloot. Misschien koos de kandidaat uiteindelijk zelf voor een andere werkgever. Dat maakt zo iemand niet minder interessant.

Toch verdwijnen goede kandidaten in veel organisaties ergens onderaan een mailbox, in een Excel-bestand of tussen honderden oude sollicitaties. En daarmee gaat misschien wel het meest waardevolle bezit van een recruiter verloren: kennis van mensen die je al hebt leren kennen. Een goede recruiter vult daarom niet alleen vacatures. 

Een goede recruiter bouwt aan een talentpool. 
En een talentpool is iets anders dan een verzameling cv’s. Veel organisaties denken dat ze een talentpool hebben. In werkelijkheid hebben ze een archief. Een map met cv’s vertelt je waar iemand heeft gewerkt. Maar niet waarom je tijdens een gesprek enthousiast werd. Niet waarom iemand uiteindelijk afviel. Niet welke ambities iemand heeft of wanneer hij misschien wél openstaat voor een nieuwe stap. Juist die informatie maakt het verschil. Een talentpool bestaat uit kandidaten waarvan je bewust hebt besloten dat je ze wilt blijven volgen. Mensen waarvan je weet waar hun kracht ligt, welke functies bij hen passen en waarom je ze graag nog eens wilt spreken. 

Dat is geen administratie. 
Dat is investeren in toekomstige vacatures. Iedere sollicitatieprocedure levert meer op dan één nieuwe collega Veel recruiters kijken na een succesvolle plaatsing alweer vooruit naar de volgende vacature. Dat is begrijpelijk, maar ook een gemiste kans.  Stel dat je twintig sollicitaties ontvangt. Je spreekt vier kandidaten uitgebreid en uiteindelijk neem je één nieuwe medewerker aan. Dan blijven er misschien wel één of twee goede kandidaten over. Misschien hadden ze iets minder ervaring. Misschien paste iemand anders net iets beter in het team. Of misschien was er gewoon maar één vacature beschikbaar. Iedere procedure is dus ook een investering in de volgende vacature. Tenminste, als je die kennis bewaart. 

Open sollicitaties zijn misschien wel je meest waardevolle bron 
Open sollicitaties krijgen vaak minder aandacht dan ze verdienen. Dat is jammer. Iemand die zonder openstaande vacature contact met je opneemt, kiest bewust voor jouw organisatie. Niet omdat hij toevallig een advertentie zag, maar omdat hij graag bij jullie wil werken. Dat zegt iets. Natuurlijk heb je niet altijd direct een passende functie. Maar dat betekent niet dat het gesprek daarmee ophoudt. Wanneer een kandidaat toestemming geeft om zijn gegevens te bewaren, mogen deze volgens de AVG maximaal twee jaar worden bewaard. Dat geeft je alle ruimte om zorgvuldig een relatie op te bouwen en opnieuw contact op te nemen zodra er wél een passende mogelijkheid ontstaat. Juist open sollicitaties vormen daardoor vaak een extra fundament van een sterke talentpool. 

Leg niet alleen een cv vast, maar ook je indruk. Na een goed gesprek weet je veel meer dan op papier staat. Je weet waarom iemand wil veranderen van baan. Welke werkzaamheden energie geven. Welke salarisindicatie iemand in gedachten heeft. Of iemand bereid is om te reizen. Welke ontwikkelwensen er zijn. Dat zijn precies de dingen die je een jaar later niet meer weet. 

Een goed ATS bewaart daarom niet alleen cv’s, maar ook de inzichten die je als recruiter hebt opgebouwd. Daardoor hoef je niet telkens opnieuw kennis te maken met iemand die je eigenlijk al kent. 

De beste talentpool bestaat uit twee cirkels
Hier maken veel organisaties onbewust een fout. Ze behandelen iedere kandidaat in de talentpool hetzelfde. Terwijl dat helemaal niet nodig is. Zie je talentpool als twee cirkels. De buitenste cirkel is je kandidatendatabase. Daarin zitten alle kandidaten die je, met toestemming en binnen de regels van de AVG, mag bewaren. Mensen die ooit hebben gesolliciteerd, een open sollicitatie hebben gestuurd of tijdens een procedure nét niet zijn aangenomen. Een waardevolle groep waar je altijd op kunt terugvallen. Maar daarbinnen ligt een veel kleinere cirkel. 

Het recruitmentgoud. 
Geen honderden kandidaten, maar misschien vijftig of zeventig professionals waarvan je weet dat ze bijzonder goed zijn. Mensen waarvan je tijdens een gesprek dacht: als er ooit een passende functie vrijkomt, wil ik deze persoon als eerste bellen. Kandidaten die half jaar geleden voor een ander organisatie kozen.  Met die groep ga je anders om. 

Je houdt contact. Niet overdreven vaak en zeker niet met standaardmarketing. Gewoon op een manier die past bij een professionele relatie. Een telefoontje eens per half jaar. Een uitnodiging voor een open dag of kennissessie. Een relevante nieuwsbrief. Of gewoon een berichtje om te vragen hoe het gaat. Dat kost weinig tijd. Maar het zorgt ervoor dat je niet begint als onbekende wanneer er een vacature ontstaat. 

Kandidaten uit een talentpool stromen veel later in het recruitmentproces in. 
Een kandidaat die reageert op een vacature begint meestal helemaal aan het begin van de recruitmentfunnel. Je kandidaten uit je kandidaat pool redelijk aan het einde. Als je er niks mee wilde doen hoefde je ze ook niet uit te nodigen.  Je kent de kandidaat al. Je hebt eerder uitgebreid gesproken en soms heeft zelfs het eerste sollicitatiegesprek al plaatsgevonden. Dat verkort de doorlooptijd enorm. En minstens zo belangrijk: de kwaliteit van de gesprekken neemt toe. Je praat niet meer over een cv, maar over een concrete vervolgstap. 

Een goede talentpool verdient zichzelf iedere keer opnieuw terug 
Een vacature invullen vanuit je eigen talentpool betekent dat je minder tijd kwijt bent aan zoeken, minder cv’s hoeft te beoordelen en minder intakegesprekken hoeft te voeren:

• Advertentiekosten blijven achterwege of vallen veel lager uit. 
  
• De recruiter bespaart tijd. 
• De vacaturehouder voert minder gesprekken. 
• En de vacature is vaak weken eerder ingevuld. 

Dat is precies waar een talentpool uiteindelijk om draait. Niet om de software of de CV’s, maar de aandachtEen modern ATS helpt je om die aandacht vast te houden. Zodat goede kandidaten niet verdwijnen zodra een vacature is ingevuld, maar onderdeel worden van een netwerk waar je ook morgen, over een half jaar of zelfs over twee jaar nog op kunt bouwen.

En misschien is dat wel de slimste investering die je als recruiter kunt doen!