Hoe richt je een goed sollicitatieproces in?

Er ontstaat een vacature, er wordt een kandidaat gezocht, de functie wordt ingevuld en vervolgens verdwijnt het onderwerp weer van tafel. Tot de volgende vacature zich aandient. Dat noemen wij transactioneel denken. 

 Het lijkt efficiënt, maar het heeft één groot nadeel. Iedere vacature wordt opnieuw benaderd als een op zichzelf staand project. Er worden nieuwe afspraken gemaakt, gesprekken ingepland, verantwoordelijkheden verdeeld en beslissingen genomen. Iedere keer opnieuw. Daardoor verbeter je het sollicitatieproces nauwelijks. Je lost vooral de vacature van vandaag op. 

Organisaties die recruitment echt onder controle hebben, denken anders. Zij kijken niet naar de transactie, maar naar het proces. Niet de vraag “hoe vullen we deze vacature in?”, maar “hoe zorgen we ervoor dat iedere vacature soepel, snel en professioneel verloopt?” Dat lijkt een klein verschil, maar het verandert de manier waarop je naar recruitment kijkt volledig. Een goed sollicitatieproces begint ruim voordat de vacature ontstaat 

Veel organisaties starten met nadenken zodra een medewerker vertrekt of wanneer de groei daarom vraagt. Dan wordt de vacature geschreven, de planning gemaakt en begint de zoektocht. Eigenlijk ben je dan al laat. Een goed sollicitatieproces begint veel eerder. Het begint met de vraag wat je organisatie vandaag nodig heeft, maar minstens zo belangrijk: wat heb je over een jaar nodig? 

Bedrijven veranderen voortdurend. Teams groeien, klanten stellen andere eisen en technologie ontwikkelt zich razendsnel. Wie alleen werft voor de werkzaamheden van vandaag, loopt het risico morgen alweer achter de feiten aan te lopen. Dat geldt net zo goed voor de kandidaat. 

Vrijwel niemand solliciteert op de functie die hij vandaag al heeft. 
Mensen veranderen van werkgever omdat ze ergens naartoe willen. Meer verantwoordelijkheid. Een bredere rol. Nieuwe technieken. Een professionelere organisatie. Meer vrijheid of juist meer structuur. Een volgende stap in hun carrière. Dat betekent dat een vacature niet alleen moet beschrijven wat iemand gaat doen, maar vooral waar iemand naartoe kan groeien. 

Wie uitsluitend zoekt naar de perfecte kandidaat voor vandaag, mist vaak de kandidaat die over twee jaar je beste medewerker kan zijn. Het sollicitatieproces bepaalt vaak of iemand voor je kiest Werkgevers besteden veel aandacht aan hun vacaturetekst. Logisch, want dat is vaak het eerste contactmoment bij actief werkzoekende, maar de markt is veel groter dan dat.  Veel kandidaten maken de uiteindelijke keuze meestal ergens anders. Niet tijdens het lezen van de vacature, maar tijdens het sollicitatieproces:

• Voelt iemand zich welkom? 
• Wordt er snel gereageerd? 
• Zijn afspraken duidelijk? 
• Weet de kandidaat waar hij aan toe is? 
• Wordt er geluisterd of vooral ondervraagd? 

Kandidaten vergelijken tegenwoordig niet alleen arbeidsvoorwaarden. Ze vergelijken ook de manier waarop organisaties met mensen omgaan. Een rommelige procedure zegt vaak meer over een organisatie dan een gelikte werken-bij-site ooit kan laten zien. 

Het sollicitatieproces ís onderdeel van je employer brand. 
Snelheid ontstaat niet door harder te werken. Snelheid ontstaat doordat vooraf duidelijk is hoe het proces eruitziet. 

• Wie beoordeelt nieuwe sollicitaties? 
• Binnen hoeveel dagen? 
• Wie voert het eerste gesprek? 
• Wanneer sluit een vacature? 
• Wie neemt uiteindelijk de beslissing? 

Hoe duidelijker deze afspraken zijn, hoe minder tijd verloren gaat aan overleg. Dat klinkt misschien weinig spectaculair, maar juist daar winnen organisaties vaak dagen of zelfs weken. En in een arbeidsmarkt waarin goede kandidaten soms binnen enkele dagen een andere baan accepteren, maakt dat een wereld van verschil. Een sollicitatieproces draait niet om formulieren, maar om vertrouwen 

Solliciteren is voor de meeste mensen heel erg spannend. 
Ze investeren tijd. Ze stellen zichzelf kwetsbaar op. Ze hopen op een volgende stap in hun loopbaan.Ze kunnen worden afgewezen. Daar hoort communicatie bij. Niet omdat kandidaten iedere dag een update verwachten, maar omdat niemand graag in onzekerheid zit. Een ontvangstbevestiging is prettig. Een terugkoppeling op het afgesproken moment is nog belangrijker. Zelfs wanneer er nog geen beslissing is genomen, waarderen kandidaten duidelijkheid veel meer dan stilte. 

Opvallend genoeg onthouden mensen een afwijzing vaak minder goed dan het gevoel dat ze tijdens het proces kregen. Wie netjes communiceert, houdt ook afgewezen kandidaten positief over de organisatie. En dat is waardevol. Want de kandidaat die vandaag net niet past, kan over een jaar precies degene zijn die je zoekt. 

Goede recruiters kijken verder dan de vacature 
Een vacature is tijdelijk. Een kandidaatrelatie kan jarenlang waardevol blijven. Dat is misschien wel één van de grootste verschillen tussen organisaties die steeds opnieuw moeten zoeken en organisaties die een sterke recruitmentbasis hebben opgebouwd. Technologie ondersteunt het proces, maar is nooit het proces 

Regelmatig krijgen wij de vraag welk ATS het beste is. 
Dat is eigenlijk de verkeerde vraag. Software lost namelijk geen slecht sollicitatieproces op. Wanneer verantwoordelijkheden onduidelijk zijn, managers weken nodig hebben om een beslissing te nemen of kandidaten nauwelijks worden geïnformeerd, verandert een ATS daar weinig aan. 

Andersom geldt het ook. 
Een organisatie met een goed ingericht sollicitatieproces merkt dat technologie vooral rust brengt:

• Iedereen werkt vanuit hetzelfde dossier. 
• Kandidaten ontvangen automatisch een ontvangstbevestiging. 
• Feedback van vacaturehouders staat op één plek. 
• De voortgang is voor iedereen inzichtelijk. 
• Afwijzingen kosten geen kwartier meer, maar enkele seconden. 

Daardoor ontstaat tijd voor datgene waar recruitment uiteindelijk om draait: gesprekken voeren, mensen leren kennen en de juiste keuzes maken. Technologie vervangt persoonlijke aandacht niet. 

Een goed sollicitatieproces groeit met je mee. 
Het voorkomt dat iedere nieuwe vacature opnieuw energie kost om het wiel uit te vinden. Het zorgt ervoor dat recruiters, HR en leidinggevenden weten wat er van hen wordt verwacht. En het geeft kandidaten het vertrouwen dat ze met een professionele organisatie te maken hebben. Uiteindelijk is dat misschien wel de belangrijkste les. Recruitment gaat niet over het invullen van vacatures. 

Dat is het resultaat. 
Recruitment gaat over het bouwen van een proces waarmee je, iedere keer opnieuw, de juiste mensen weet te vinden én weet te behouden. Waardoor je sterke en schaalbare organisaties bouwt. En precies daarom begint een goed sollicitatieproces niet bij de vacature die vandaag openstaat. 

Het begint bij de manier waarop je als organisatie naar recruitment kijkt!