Een ATS implementeren?

“Hoe gaan we dit implementeren?” 
Opvallend genoeg denken veel organisaties dan direct aan techniek. Aan koppelingen, datamigraties, gebruikersaccounts en trainingen. Begrijpelijk, maar als je mij vraagt waardoor een ATS-implementatie slaagt of mislukt, dan heeft techniek daar nog maar een klein aandeel in. 

De software is tegenwoordig zelden het probleem. 
Een modern ATS is meestal snel ingericht Eerder in uren dan in dagen. Als implementatie meer tijd kost moet je, je al snel gaan afvragen is dit allemaal wel nodig! Vacatures zijn eenvoudig aan te maken, gebruikers kunnen binnen korte tijd aan de slag en koppelingen met vacaturebanken of de eigen werken-bij-site zijn vaak sneller gerealiseerd dan veel organisaties verwachten. 

De echte implementatie begint pas daarna. 

• Niet in het systeem. 
• Maar bij de mensen. 

Na ruim dertig jaar in recruitment heb ik geleerd dat een ATS geen doel op zichzelf is. Het is een hulpmiddel dat structuur brengt in een proces dat uiteindelijk altijd om mensen draait. Daarom zie ik een ATS-implementatie ook niet als een IT-project, maar als een moment om opnieuw na te denken over de manier waarop je mensen werft, selecteert en begeleidt in de candidate journey. Dat is misschien wel het belangrijkste advies dat ik een organisatie kan geven voordat de eerste vacature in het nieuwe systeem wordt gezet. 

Gebruik de implementatie om opnieuw naar jezelf te kijken 
Vrijwel iedere organisatie heeft een recruitmentproces. Alleen is dat proces lang niet altijd bewust ingericht. Er zijn afspraken ontstaan. Recruiters hebben hun eigen werkwijze ontwikkeld. Managers reageren wanneer het uitkomt. Sommige kandidaten krijgen dezelfde dag een reactie, anderen moeten een week wachten. Niemand doet iets verkeerd, maar iedereen doet het net iets anders. Zolang je een paar vacatures per jaar hebt, hoeft dat geen groot probleem te zijn. Maar zodra recruitment een structureel onderdeel van de organisatie wordt en een essentieel onderdeel van strategische groei, merk je dat verschillen in werkwijze tijd kosten. Voor recruiters, voor vacaturehouders en uiteindelijk ook voor kandidaten. En daarmee raakt het aan de strategische keuzes van organisaties. 

Juist daarom is een ATS-implementatie een uitstekend moment om eerst de vraag te stellen: hoe willen wij eigenlijk dat ons sollicitatieproces eruitziet? Niet: welke knop moeten we gebruiken? Maar: hoe snel willen wij reageren? Wanneer betrekken we de vacaturehouder? Wanneer bellen we een kandidaat in plaats van een e-mail te sturen? Welke informatie willen we vastleggen en welke juist niet? 

Een goed ATS ondersteunt die keuzes. 
Het bepaalt ze niet. De grootste fout die ik zie? Alles willen meenemen. Bij bijna iedere implementatie komt dezelfde vraag op tafel. 

 “Kunnen we onze oude kandidaten ook importeren?” 
Technisch is het antwoord meestal eenvoudig: ja. Vanuit recruitment én vanuit de AVG is mijn antwoord meestal: nee. Doe het alleen wanneer je zeker weet dat het ook mag. Veel organisaties beschikken over een enorme hoeveelheid oude sollicitaties. Cv’s uit mailboxen, Excel-bestanden, een gedeelde netwerkschijf of een oud ATS.  

Soms gaat het om duizenden kandidaten waarvan niemand meer weet wanneer zij hebben gesolliciteerd of waarom hun gegevens ooit zijn bewaard. Dat voelt misschien als een waardevolle database. In werkelijkheid is het vaak niet meer dan een archief. 

En juist daar maakt de Algemene verordening gegevensbescherming een belangrijk onderscheid. Persoonsgegevens mogen niet onbeperkt worden bewaard. Je moet een duidelijke grondslag hebben om sollicitatiegegevens te bewaren en je mag ze niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Alleen wanneer een kandidaat daarvoor expliciet toestemming heeft gegeven – bijvoorbeeld om opgenomen te worden in een talentpool – of wanneer een andere geldige wettelijke grondslag bestaat, kun je gegevens langer bewaren. 

Een implementatie is daarom hét moment om kritisch te zijn. 
Niet alles wat technisch kan, moet je ook willen. Verwijder oude dossiers waarvoor geen bewaartermijn of toestemming meer bestaat. Neem alleen kandidaten mee waarmee je nog een actuele relatie hebt of die bewust hebben aangegeven dat je contact met hen mag houden. 

Dat is niet alleen beter vanuit de AVG. Het zorgt ook voor een veel bruikbaardere database. Een recruiter heeft veel meer aan tweehonderd actuele potentieel passende kandidaten dan aan vijfduizend verouderde profielen waar nooit meer iemand naar kijkt. Slagkracht VS opportunisme!  

Candidate experience begint veel eerder dan het eerste gesprek. Wanneer organisaties praten over candidate experience, gaat het vaak over de sollicitatieprocedure. Over gesprekken, assessments of arbeidsvoorwaarden. Ik kijk daar anders naar. De ervaring van een kandidaat begint nog ruim voor het moment dat hij op de sollicitatieknop drukt. Vanaf het eerste moment verwacht iemand aandacht. In tekst content en proces.  Geen ingewikkeld proces. Geen wekenlange stilte. Geen onduidelijkheid over het vervolg. Juist daarom verdient de communicatie tijdens een ATS-implementatie veel meer aandacht dan vaak gebeurt. 

Bijvoorbeeld: hoe ziet de ontvangstbevestiging eruit? 
Vertel je alleen dat de sollicitatie is ontvangen of leg je ook uit wat de kandidaat mag verwachten? Hoe snel volgt een inhoudelijke reactie? Worden kandidaten persoonlijk benaderd wanneer dat nodig is of verdwijnt alles in standaardmails? 

Een ATS kan veel automatiseren. 
Maar automatiseren is iets anders dan afstand creëren. Sterker nog, een goed ingericht ATS maakt persoonlijk contact juist makkelijker. Omdat de administratieve werkzaamheden grotendeels worden overgenomen, ontstaat ruimte om iemand te bellen, vragen te beantwoorden of een kandidaat tussentijds even bij te praten. Dat lijkt een klein verschil. In de praktijk bepaalt het vaak of iemand enthousiast blijft over jouw organisatie. 

Een recruiter werkt iedere dag met een ATS. Een manager niet. 
Dat wordt tijdens implementaties nog weleens vergeten. Recruiters kennen het systeem straks van binnen en van buiten. Voor een vacaturehouder is dat anders. Die opent een ATS misschien een paar keer per jaar om kandidaten te beoordelen of feedback te geven. Juist daarom is eenvoud zo belangrijk. 

Niet omdat managers niet met software kunnen omgaan, maar omdat recruitment voor hen meestal geen dagelijkse bezigheid is. Vraag daarom tijdens de implementatie niet alleen wat recruiters prettig vinden:

• Vraag juist ook wat vacaturehouders nodig hebben. 
• Welke informatie willen zij zien? 
• Hoe willen zij feedback geven? 
• Hoe eenvoudig moet het proces zijn? 

Een ATS dat prettig werkt voor recruiters én managers levert uiteindelijk veel meer snelheid op dan een systeem met honderd functionaliteiten die nauwelijks worden gebruikt. De eerste vacature is belangrijker dan de livegang 

Veel leveranciers vieren de dag waarop het systeem live gaat. 
Persoonlijk vind ik een ander moment veel belangrijker. De eerste vacature waarmee geworven wordt. Dan zie je namelijk hoe het systeem zich in de praktijk gedraagt:

• Zijn de automatische e-mails duidelijk? 
• Reageren managers snel genoeg? 
• Kloppen de statussen? 
• Zijn rapportages logisch ingericht? 

En misschien nog wel belangrijker: ervaren kandidaten het proces zoals je vooraf had bedacht? Vrijwel iedere implementatie levert in de eerste weken nieuwe inzichten op. Dat is geen teken dat de implementatie is mislukt. Integendeel. Het laat zien dat recruitment leeft. Durf daarom te verbeteren. Pas een e-mail aan wanneer die te afstandelijk klinkt. Verwijder een processtap die niets toevoegt. Maak een formulier eenvoudiger wanneer kandidaten afhaken. Een goed recruitmentproces is nooit af. 

Software bespaart tijd. Mensen maken het verschil. 
Regelmatig hoor ik dat organisaties bang zijn dat een ATS het recruitmentproces onpersoonlijk maakt. 

Ik zie juist het tegenovergestelde. 
De tijd die je niet meer kwijt bent aan het versturen van ontvangstbevestigingen, het zoeken naar cv’s of het najagen van feedback, kun je besteden aan gesprekken met kandidaten. En precies daar zit volgens mij de grootste waarde van een ATS. Niet in automatisering. Maar in de tijd die automatisering oplevert. 

Recruitment blijft mensenwerk. 
Een kandidaat onthoudt zelden welke software een organisatie gebruikte. Hij onthoudt wel of iemand belangstelling toonde. Of afspraken werden nagekomen. Of er eerlijk werd gecommuniceerd. Of hij zich serieus genomen voelde. Dat is geen functionaliteit. Dat is aandacht. En aandacht is misschien wel het belangrijkste onderdeel van iedere succesvolle implementatie. 

Wanneer is een ATS-implementatie geslaagd? 
Niet wanneer alle kandidaten zijn geïmporteerd. Niet wanneer de laatste gebruiker een training heeft gevolgd. En ook niet wanneer alle koppelingen werken. Een implementatie is pas echt geslaagd wanneer recruiters sneller kunnen werken, vacaturehouders gemakkelijker samenwerken en kandidaten merken dat zij onderdeel zijn van een professioneel en persoonlijk sollicitatieproces. 

Dat zie je terug in kortere doorlooptijden, minder losse e-mails, beter inzicht in de recruitmentfunnel en een talentpool die daadwerkelijk wordt gebruikt. 

Maar bovenal zie je het terug in rust:

• Er is overzicht. 
• Er zijn duidelijke afspraken. 
• Iedereen weet wat de volgende stap is. 

En juist daardoor ontstaat ruimte voor waar recruitment uiteindelijk altijd om draait. Het leren kennen van mensen. 

Conclusie 
Een ATS implementeren is tegenwoordig veel minder een technisch vraagstuk dan veel organisaties denken. De software is vaak snel ingericht. De echte uitdaging zit in het verbeteren van het recruitmentproces en het maken van duidelijke afspraken over samenwerking, communicatie en opvolging. Gebruik een implementatie daarom niet om oude werkwijzen één op één te digitaliseren. Durf kritisch te kijken naar je proces, ruim je database op, voldoe aan de AVG en richt iedere stap in vanuit de ervaring van de kandidaat. 

Want uiteindelijk kiest een kandidaat niet voor een workflow. 
Hij kiest voor een organisatie die laat zien dat er aandacht is. En misschien is dat wel de belangrijkste les van iedere ATS-implementatie. 

De beste software vervangt aandacht niet. De beste software geeft je er juist weer tijd voor!