Wat is het beste ATS?

De beste auto bestaat namelijk ook niet. 
Niemand vraagt zich serieus af wat de beste auto van Nederland is. Een vertegenwoordiger die jaarlijks 70.000 kilometer rijdt, stelt andere eisen dan een gezin met drie kinderen. Een aannemer heeft iets anders nodig dan iemand die vooral in de stad rijdt. En je koopt waarschijnlijk ook geen grote pickup als je iedere week twee boodschappentassen naar de supermarkt brengt. Niet omdat een pickup geen goede auto is, maar omdat hij niet past bij jouw mobiliteitsvraag. 

Waarom kijken we bij software dan vaak wel op die manier?
Zodra een organisatie op zoek gaat naar een nieuw ATS, verschuift de aandacht al snel naar functionaliteiten. Er worden vergelijkingen gemaakt, leveranciers naast elkaar gezet en uitgebreide lijstjes ingevuld. Welke software heeft de meeste koppelingen? Waar zit de meeste AI in? Welk systeem biedt de uitgebreidste rapportages? Welke leverancier heeft de langste lijst met mogelijkheden? 

Dat lijkt een logische aanpak, maar volgens ons begin je daarmee aan de verkeerde kant van de puzzel. 

Niet ieder probleem vraagt om dezelfde oplossing
Voordat je naar leveranciers kijkt, is het veel verstandiger om eerst naar jezelf te kijken. Waarom ben je eigenlijk op zoek naar een nieuw ATS? 

Dat klinkt als een eenvoudige vraag, maar verrassend vaak blijft het antwoord oppervlakkig. Organisaties zeggen bijvoorbeeld dat hun huidige systeem verouderd is of dat ze “meer mogelijkheden” willen. Maar wat betekent dat eigenlijk? 

Misschien kost het publiceren van vacatures te veel tijd. Misschien raken kandidaten uit beeld doordat opvolging niet consequent gebeurt. Misschien werken recruiters met losse Excel-bestanden, e-mails en notities. Misschien hebben hiring managers onvoldoende inzicht in de voortgang van vacatures. Of misschien groeit de organisatie en voldoet een eenvoudig systeem niet meer aan de wensen van vandaag. 

Dat zijn allemaal verschillende uitdagingen. En iedere uitdaging vraagt om een andere oplossing. 

Toch zien we dat organisaties regelmatig software kiezen op basis van mogelijkheden die zij waarschijnlijk nooit gaan gebruiken. Dat is begrijpelijk. Niemand wil immers het gevoel hebben dat hij iets tekortkomt. Maar meer functionaliteiten betekenen niet automatisch meer waarde. 

Integendeel. 

Hoe uitgebreider een systeem wordt, hoe groter de kans dat het ingewikkelder wordt in het dagelijks gebruik. Recruiters moeten meer klikken, hiring managers zien door de bomen het bos niet meer en nieuwe collega’s hebben steeds meer uitleg nodig voordat zij prettig met het systeem kunnen werken. 

De vraag is daarom niet welk ATS het meeste kan. 
De vraag is welk ATS jouw recruitmentproces beter maakt!

Technologie is een middel, geen doel

Software ontwikkelt zich razendsnel. Vrijwel iedere leverancier voegt voortdurend nieuwe mogelijkheden toe. AI, automatiseringen, dashboards, analyses, koppelingen en workflows volgen elkaar in hoog tempo op. Dat is een mooie ontwikkeling, want technologie kan recruiters enorm helpen. Tenminste, als technologie het juiste probleem oplost. 

Want uiteindelijk koopt niemand een ATS omdat hij graag software wil gebruiken. Een organisatie investeert in een recruitmentsysteem omdat zij beter wil werven, efficiënter wil samenwerken of meer grip wil krijgen op het recruitmentproces. Daar zit een belangrijk verschil. 

Een ATS moet niet indruk maken tijdens een demonstratie. Het moet vooral prettig werken op een drukke dinsdagochtend wanneer een recruiter vijf vacatures open heeft staan, drie kandidaten probeert terug te bellen en ondertussen een hiring manager vraagt of er al nieuwe sollicitanten zijn. 

Juist op die momenten bewijst een systeem zijn waarde.
Niet door indrukwekkende technische mogelijkheden, maar doordat het werk eenvoudiger wordt. 

De belangrijkste opbrengst van een goed ATS is tijd 
Wanneer organisaties nadenken over software, gaat het vaak over efficiëntie. Dat is logisch, maar efficiëntie is eigenlijk niet het einddoel. 

Tijd is het einddoel.
Iedere administratieve handeling die een ATS overneemt, iedere vacature die sneller gepubliceerd wordt en iedere automatische terugkoppeling aan kandidaten levert iets op wat veel waardevoller is dan een nieuwe functionaliteit. Het levert tijd op. En tijd is misschien wel het meest schaarse bezit van iedere recruiter. 

Recruiters worden dagelijks geleefd door vacatures, sollicitaties, gesprekken, hiring managers, interne overleggen en onverwachte vragen. Het is een vak waarin prioriteiten voortdurend veranderen. Juist daarom moet software ondersteunen in plaats van vertragen. 

Niet zodat recruiters nóg meer vacatures kunnen behandelen. Maar zodat zij meer aandacht kunnen geven aan de mensen achter die vacatures. 

Want daar draait recruitment uiteindelijk om. Aandacht laat zich niet automatiseren 

Een kandidaat onthoudt zelden via welk ATS hij heeft gesolliciteerd.
Hij onthoudt wel of hij serieus werd genomen. Of hij snel een reactie kreeg. Of afspraken werden nagekomen. Of iemand de moeite nam om hem terug te bellen wanneer daar aanleiding voor was. 

Geen enkel ATS kan dat overnemen. 

Technologie kan veel automatiseren, maar aandacht blijft mensenwerk. Dat is precies de reden waarom wij aandacht niet zien als een mooie marketingterm, maar als een belangrijk onderdeel van goed recruitment. Een goed ATS creëert ruimte voor aandacht. Niet meer en niet minder. 

Wanneer administratie grotendeels automatisch verloopt, ontstaat er tijd voor gesprekken. Wanneer informatie centraal beschikbaar is, hoeven recruiters minder te zoeken en kunnen zij sneller schakelen. Wanneer hiring managers eenvoudig inzicht hebben in de voortgang, ontstaan er minder losse vragen en blijft er meer tijd over voor kandidaten. Technologie ondersteunt daarmee het proces, maar de recruiter blijft degene die het verschil maakt. Kies niet alleen een systeem, maar ook een partner. Tijdens een selectieproces gaat vrijwel alle aandacht uit naar de software. Er worden demonstraties gepland, functionaliteiten vergeleken en offertes naast elkaar gelegd. Dat is begrijpelijk. Toch denken wij dat minstens één vraag vaak onderbelicht blijft. 

Met wie ga je de komende jaren samenwerken?
Een ATS gebruik je niet eenmalig. Het wordt een onderdeel van je dagelijkse werk. Je recruitmentproces verandert, collega’s komen en gaan, de arbeidsmarkt ontwikkelt zich en ook software blijft zich vernieuwen. Dan is het prettig wanneer er aan de andere kant niet alleen een helpdesk zit, maar mensen die begrijpen hoe recruitment werkt.

Recruitment is namelijk in veel organisaties een vak dat je grotendeels zelfstandig uitvoert. Natuurlijk overleg je met collega’s en hiring managers, maar uiteindelijk ben jij degene die de vacatures invult, kandidaten spreekt en verantwoordelijk is voor het resultaat. Juist daarom is het prettig wanneer je leverancier meer doet dan alleen technische vragen beantwoorden. 

Soms wil je sparren over een inrichting van een workflow. Soms twijfel je of een proces slimmer kan. Soms loop je vast in een praktische situatie die helemaal niets met software te maken heeft. Dan helpt het wanneer iemand meedenkt vanuit recruitment en niet alleen vanuit techniek. 

Iedere organisatie is anders.
Een internationale corporate met tientallen recruiters heeft andere wensen dan een mkb-bedrijf met één recruiter of een HR-manager die recruitment erbij doet. Het zou vreemd zijn wanneer beide organisaties exact dezelfde software nodig zouden hebben. Daarom geloven wij ook niet in standaardlijstjes waarop je leveranciers kunt afvinken. 

Een goed ATS ondersteunt dat proces. Een uitstekend ATS doet dat op een manier die past bij jouw organisatie. En de beste leverancier? Dat is wat ons betreft de partij die niet begint met een demonstratie van de software, maar met de vraag: 

 “Waar kunnen wij jullie écht mee helpen?”