Waarom kiezen steeds meer MKB-bedrijven juist voor een ATS? 

Goede mensen vinden kost meer tijd dan vroeger, vacatures blijven langer open en kandidaten verwachten snelheid, duidelijke communicatie en een professionele aanpak. Recruitment is daarmee allang geen activiteit meer die je ‘er even bij doet’. Het is een belangrijk onderdeel geworden van succesvol ondernemen. 

Dat betekent overigens niet dat ieder mkb-bedrijf direct een ATS nodig heeft. Er zijn genoeg organisaties die prima uit de voeten kunnen met een mailbox, een Excel-bestand en een agenda. Maar er komt vaak een moment waarop je merkt dat die manier van werken begint te knellen. Niet omdat je iets verkeerd doet, maar omdat je bedrijf zich ontwikkelt. 

Vaak begint dat heel onschuldig. Er komen een paar vacatures tegelijk. Een manager wil meekijken met kandidaten. Een collega neemt tijdelijk de recruitment over tijdens een vakantie. Een kandidaat belt terug terwijl iemand anders het dossier onder handen heeft. Voor je het weet staan cv’s verspreid over mailboxen, notities in verschillende documenten en moet je regelmatig aan elkaar vragen wie nu eigenlijk aan zet is. 

Dat is meestal het moment waarop ondernemers zich realiseren dat recruitment ook een proces is. Net als sales, finance of klantbeheer heeft ook recruitment behoefte aan structuur. Niet om bureaucratisch te worden, maar juist om overzicht te houden. 

Een recruitmentproces groeit namelijk mee met je organisatie. ”Het ademt mee met het ritme van je bedrijf”  Want geen enkel mkb-bedrijf is het hele jaar door hetzelfde. Sommige jaren werf je nauwelijks nieuwe collega’s. Een jaar later open je een nieuwe vestiging, trek je een grote klant aan of groeit je organisatie sneller dan verwacht. Dan heb je ineens meerdere vacatures tegelijk en wil je snel kunnen schakelen. 

Een goed ATS beweegt daarin mee.
In rustige periodes gebruik je het minder intensief. Op het moment dat recruitment weer belangrijk wordt, staat alles klaar. Je hoeft niet opnieuw te beginnen, processen opnieuw in te richten of oude kandidaten terug te zoeken. De basis ligt er al. Dat is misschien wel één van de grootste voordelen van een ATS. Je investeert niet alleen in de vacatures van vandaag, maar vooral in de vacatures van morgen.

Dat geldt zeker voor organisaties die specialistische functies zoeken. Denk aan engineers, softwareontwikkelaars, projectleiders, werkvoorbereiders, consultants of ervaren monteurs. Dit zijn functies waarbij je zelden binnen een week de juiste kandidaat vindt. Soms duurt een procedure maanden. En soms spreek je iemand waarvan je direct voelt: dit is een goede kandidaat, alleen niet voor deze vacature. 

Zonder ATS verdwijnt zo’n kandidaat vaak ergens in een mailbox of een map op de server. Zonde, want over een jaar kan diezelfde persoon precies de ervaring hebben waar je op dat moment naar zoekt. 

Een ATS zorgt ervoor dat je kennis niet verliest.
Sterker nog, met iedere vacature wordt je organisatie eigenlijk slimmer. Je bouwt stap voor stap aan een eigen talentpool van mensen die jouw organisatie al kennen, ooit interesse hebben getoond of eerder hebben gesolliciteerd. Hoe langer je daarmee werkt, hoe waardevoller die database wordt. Dat is een voordeel dat veel ondernemers vooraf onderschatten. 

Een ander voordeel merk je vooral in de snelheid van je recruitmentproces. 

Goede kandidaten zijn schaars. Wanneer iemand enthousiast is over jouw vacature, wil je daar snel op kunnen reageren. Niet pas na een week omdat een cv nog in een mailbox staat of omdat eerst intern moet worden uitgezocht wie contact zou opnemen. 

Een ATS maakt het hele proces overzichtelijk. 
Iedereen die betrokken is, werkt vanuit dezelfde informatie. Je ziet direct wat de status van een kandidaat is, welke afspraken al zijn gemaakt en welke vervolgstap gepland staat. Daardoor verloopt de samenwerking veel soepeler en voorkom je dat kandidaten onnodig moeten wachten. 

En dat merken kandidaten.
Een professionele kandidaatervaring ontstaat namelijk niet door mooie teksten op een werken-bij-site. Die ontstaat doordat iemand zich serieus genomen voelt. Door snel een reactie te krijgen. Door niet twee keer dezelfde vragen te hoeven beantwoorden. Door te merken dat een organisatie haar zaken op orde heeft. 

Juist daarin ondersteunt een ATS. Niet omdat software persoonlijk contact vervangt, maar omdat het de administratieve kant van recruitment organiseert. Daardoor ontstaat ruimte voor iets wat veel belangrijker is: echte aandacht voor de kandidaat. 

Dat sluit misschien wel het beste aan bij hoe recruitment in het mkb werkt. In kleinere organisaties zijn de lijnen kort. Kandidaten spreken vaak al snel met hun toekomstige leidinggevende of zelfs met de ondernemer. Veel MKB organisatie kenmerken zich door persoonlijk contact en dat je onderdeel bent van het Team. Dat persoonlijke karakter is een enorme kracht. Een ATS verandert daar niets aan. Integendeel. Doordat veel administratieve werkzaamheden worden vereenvoudigd, blijft juist meer tijd over voor gesprekken, persoonlijk contact en een zorgvuldige selectie. 

Ook intern levert dat veel rust op. Recruitment is namelijk zelden het werk van één persoon. Een ondernemer, HR-medewerker, recruiter en teamleider zijn vaak allemaal betrokken bij een procedure. Zonder centraal systeem ontstaat al snel onduidelijkheid. Heeft iemand deze kandidaat al gesproken? Is de uitnodiging verstuurd? Wanneer staat het tweede gesprek gepland? 

Met een ATS werkt iedereen vanuit hetzelfde dossier. Niet omdat controle belangrijk is, maar omdat samenwerking eenvoudiger wordt. Na verloop van tijd ontstaat bovendien nog een ander voordeel: Je verzamelt data. 

Niet om recruitment terug te brengen tot cijfers, maar om betere keuzes te kunnen maken. Welke vacatures zijn moeilijk vervulbaar? Via welk kanaal vinden de beste kandidaten jouw organisatie? Hoe lang duurt een gemiddelde procedure? Op welke momenten in het jaar neemt het aantal sollicitaties toe of juist af? 

Dat zijn inzichten die je helpen om recruitment ieder jaar een beetje slimmer te organiseren.

Misschien wel de belangrijkste vraag bij de keuze voor een ATS is daarom niet hoeveel functionaliteiten een systeem heeft. De echte vraag is veel eenvoudiger. 

Ondersteunt dit systeem de manier waarop wij werken? 
Een goed ATS hoort geen extra werk op te leveren. Het moet juist rust brengen. Overzicht creëren. Collega’s gemakkelijker laten samenwerken en ervoor zorgen dat kandidaten sneller en persoonlijker geholpen worden. Daar draait het uiteindelijk om. 

Een ATS is geen doel op zich en ook geen teken dat je een groot bedrijf bent geworden. Het is een hulpmiddel dat ervoor zorgt dat recruitment met je organisatie kan meegroeien. Soms op de achtergrond, soms intensief, afhankelijk van de fase waarin je bedrijf zich bevindt.  

Juist daarom kiezen steeds meer mkb-bedrijven voor een ATS. 
Niet omdat ze zoveel vacatures hebben. Maar omdat ze begrijpen dat goed recruitment een belangrijke voorwaarde is voor gezonde groei. En omdat ze weten dat technologie nooit de aandacht voor mensen mag vervangen, maar die aandacht juist mogelijk moet maken.