ATS opties vergelijken

Hoewel dat logisch klinkt, begint de zoektocht daarmee eigenlijk op de verkeerde plek.
De belangrijkste vraag is namelijk niet welk ATS het meest kan.  
De belangrijkste vraag is: welk probleem wil je oplossen? 

Dat klinkt misschien als een detail, maar het bepaalt uiteindelijk of je een systeem kiest waar je jarenlang plezier van hebt of een systeem dat na een paar maanden vooral ingewikkeld blijkt te zijn. 

Een ATS koop je niet om software te hebben
Niemand wordt ’s morgens wakker met de gedachte dat hij een Applicant Tracking System wil kopen. Je wilt meer overzicht krijgen in sollicitaties. Minder tijd kwijt zijn aan administratie. Sneller vacatures publiceren. Beter samenwerken met collega’s. Professioneler communiceren met kandidaten. Of voorkomen dat goede sollicitanten tussen e-mails en Excelbestanden verdwijnen. 

Het ATS is niet het doel.
Het is een hulpmiddel om een probleem op te lossen. Toch zien we in de praktijk regelmatig dat organisaties zich laten verleiden door indrukwekkende demonstraties. Er worden dashboards getoond, kunstmatige intelligentie komt voorbij, talentpools, onboarding, uitgebreide rapportages, workflows en tientallen andere mogelijkheden.

Dat ziet er indrukwekkend uit.
Maar indrukwekkend is iets anders dan noodzakelijk. 

De pickup truck die alleen boodschappen vervoert
Stel dat je iedere zaterdag twee boodschappentassen haalt bij de supermarkt. Dan kun je daarvoor een compacte auto kopen die precies doet wat je nodig hebt. Je kunt ook kiezen voor een grote pickup truck. Die kan een paardentrailer trekken, duizenden kilo’s vervoeren en zonder moeite door modder of sneeuw rijden. Allemaal prachtige eigenschappen. Alleen gebruik je ze nooit.  Je betaalt wel voor die extra mogelijkheden en rijdt iedere dag in een auto die veel groter en ingewikkelder is dan eigenlijk nodig was. 

Met een ATS gebeurt precies hetzelfde.
Veel organisaties kiezen een systeem omdat het ontzettend veel kan. Vervolgens gebruiken zij jarenlang slechts een klein deel van de functionaliteiten. Ondertussen kost het systeem meer geld, vraagt het meer uitleg aan gebruikers en wordt het recruitmentproces eerder ingewikkelder dan eenvoudiger. 

Meer functionaliteiten maken een ATS niet automatisch beter.
Een goed ATS sluit aan bij de manier waarop jouw organisatie werkt. Begin met je eigen recruitmentvraagstuk Voordat je leveranciers gaat vergelijken, is het verstandig om eerst een stap terug te doen.

Vraag jezelf af waar je vandaag tegenaan loopt.
Ben je het overzicht kwijt omdat sollicitaties via verschillende mailboxen binnenkomen? Kost het publiceren van vacatures te veel tijd? Moeten recruiters steeds dezelfde e-mails opnieuw schrijven? Hebben leidinggevenden onvoldoende inzicht in de voortgang van procedures? Of groeit de organisatie waardoor Excel simpelweg niet meer voldoet? 

Pas wanneer je weet welk probleem je wilt oplossen, wordt ook duidelijk welke functionaliteiten echt belangrijk zijn.
Dat maakt het vergelijken van ATS-systemen niet alleen eenvoudiger, maar voorkomt ook dat je betaalt voor mogelijkheden die in de praktijk nauwelijks worden gebruikt. 

Welke functionaliteiten heb je écht nodig?
Er bestaat geen standaardantwoord op deze vraag. Een organisatie die jaarlijks tien medewerkers aanneemt, heeft andere behoeften dan een werkgever die honderden vacatures per jaar invult.  Juist daarom is het verstandig om functionaliteiten niet te beoordelen op hoe indrukwekkend ze zijn, maar op hoeveel waarde ze toevoegen aan jouw recruitmentproces.

Een goede vuistregel is eenvoudig.
Wanneer een functionaliteit recruiters tijd bespaart, de samenwerking verbetert of de ervaring van kandidaten merkbaar beter maakt, is de kans groot dat deze waarde toevoegt. Wanneer een functionaliteit vooral interessant klinkt, maar niemand binnen de organisatie verwacht deze daadwerkelijk te gebruiken, is het verstandig jezelf af te vragen of je er wel voor wilt betalen. 

Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar juist daar worden veel verkeerde keuzes gemaakt.