Ik overweeg een ander ATS, waar moet ik op letten? 

Maar zodra je serieus over een overstap nadenkt, ontstaat een nieuwe vraag: wat gebeurt er met alle vacatures, kandidaten, documenten en lopende procedures die nu in het bestaande systeem staan? Hoe ingewikkelder het is om die gegevens uit een ATS te halen en over te zetten, hoe afhankelijker je wordt van de leverancier. Dit wordt ook wel een lock-in genoemd. Een grote lock-in maakt overstappen moeilijker en kan je onderhandelingspositie verzwakken. Prijzen kunnen stijgen of de service kan afnemen, terwijl je niet eenvoudig naar een andere leverancier kunt overstappen. 

Overstappen naar een ander ATS is daardoor meer dan een nieuw systeem kiezen en de gegevens overzetten. Juist tijdens de overgang kunnen kandidaten, informatie en lopende processen gemakkelijk tussen twee systemen terechtkomen. Daarom is het verstandig om niet alleen te kijken naar wat het nieuwe ATS kan, maar vooral naar wat er tijdens de overstap met je recruitmentpraktijk gebeurt. 

Ligt het probleem werkelijk aan je ATS? 
Als recruiter merk je meestal als eerste dat een ATS niet meer goed aansluit. Je voert handelingen dubbel uit, kandidaten zijn moeilijk terug te vinden of managers werken buiten het systeem omdat zij het te ingewikkeld vinden. Toch betekent dat niet automatisch dat je een ander ATS nodig hebt. Soms is het systeem ooit verkeerd ingericht, zijn medewerkers onvoldoende meegenomen in het gebruik of is het recruitmentproces in de loop der jaren veranderd zonder dat de inrichting daarop is aangepast. Het kan ook zijn dat er nieuwe functionaliteiten beschikbaar zijn waarvan je niet op de hoogte bent of die eerder minder relevant leken. 

Het is daarom belangrijk om eerst concreet te maken waar je in de dagelijkse praktijk tegenaan loopt. Welke handelingen kosten onnodig veel tijd? Welke informatie mis je? Waarom gebruiken collega’s het systeem niet zoals bedoeld? En zijn die problemen binnen het huidige ATS op te lossen? 

Een slecht ingericht recruitmentproces wordt niet automatisch beter door het naar een nieuw systeem te verplaatsen. Wanneer je vooraf niet vaststelt wat er werkelijk misgaat, bestaat de kans dat je dezelfde problemen in een ander jasje terugkrijgt. 

Laat tijdens een demonstratie je eigen proces zien 
Veel ATS-leveranciers laten tijdens een demonstratie vooral zien waar hun systeem goed in is. Dat is logisch, maar daardoor krijg je niet altijd antwoord op de vragen die voor jouw dagelijkse werk belangrijk zijn. Laat een leverancier daarom niet alleen zijn standaarddemonstratie geven, maar vraag om een herkenbare procedure uit jouw praktijk uit te voeren. 

Laat bijvoorbeeld zien hoe een vacature bij jullie wordt aangemaakt, wie deze moet goedkeuren, hoe kandidaten worden beoordeeld en wanneer een hiringmanager wordt betrokken. Vraag vervolgens hoe dit proces in het nieuwe ATS zou verlopen. Kijk daarbij niet alleen of iets technisch mogelijk is, maar ook hoeveel handelingen het vraagt. Een functionaliteit die ergens in het systeem aanwezig is, hoeft in de praktijk nog niet prettig te werken. 

Betrek ook de collega’s die straks met het nieuwe ATS moeten werken. Recruiters gebruiken een systeem anders dan managers die maar een paar keer per jaar kandidaten beoordelen. Juist voor die incidentele gebruikers moet het proces eenvoudig en logisch zijn. Wanneer zij het nieuwe systeem niet begrijpen, ontstaan al snel opnieuw eigen spreadsheets, doorgestuurde cv’s en losse e-mails. 

Vraag vóór de keuze wat je uit het huidige ATS kunt halen 
Wacht niet met het onderzoeken van de datamigratie totdat je al voor een nieuw ATS hebt gekozen. Vraag de huidige leverancier vooraf welke gegevens je kunt exporteren, in welk formaat je die ontvangt en of daar kosten aan verbonden zijn. Controleer ook wat er precies in de export staat. 

Een bestand met namen, telefoonnummers en e-mailadressen is nog geen volledig kandidaatdossier. Mogelijk ontbreken cv’s, motivatiebrieven, notities, beoordelingen, tags, toestemmingen of de historie van eerdere sollicitaties. Soms worden documenten als losse bestanden geleverd zonder een duidelijke koppeling met de juiste kandidaat. Op papier heb je dan wel een volledige export ontvangen, maar in de praktijk is die nauwelijks bruikbaar. 

Vraag daarnaast aan de nieuwe leverancier welke gegevens daadwerkelijk kunnen worden geïmporteerd. Dat een oud systeem informatie kan exporteren, betekent niet automatisch dat een nieuw ATS die informatie op dezelfde manier kan verwerken. Statussen, velden en kandidaatstructuren sluiten bijna nooit volledig op elkaar aan. Iemand zal daarom vooraf moeten bepalen welke gegevens waar terechtkomen en wat eventueel niet kan worden overgenomen. 

Neem niet automatisch je volledige kandidatenbestand mee 
Een overstap voelt vaak als een verhuizing: alles wat in het oude systeem staat, moet mee naar het nieuwe. Bij kandidaatdata is dat niet altijd verstandig en vanuit de AVG ook niet altijd toegestaan. Oude kandidaten, dubbele profielen en gegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken, horen niet automatisch in het nieuwe ATS terecht te komen. 

Gebruik de overstap daarom om het kandidatenbestand op te schonen. Het is ook een goed moment om opnieuw kritisch te controleren of je kandidatenbestand nog aan de AVG voldoet. Bepaal welke gegevens nog relevant zijn, voor welke kandidaten een geldige toestemming bestaat en welke informatie verwijderd moet worden. Kijk niet alleen naar het aantal kandidaten in de database, maar vooral naar de bruikbaarheid ervan. Duizenden oude kandidaatprofielen waar jarenlang niemand naar heeft gekeken, vormen nog geen waardevolle talentpool. 

De verantwoordelijkheid hiervoor blijft bij de organisatie liggen. Een ATS-leverancier kan helpen met de export, import en technische inrichting, maar bepaalt niet welke kandidaatdata je rechtmatig mag bewaren. Maak daarom vooraf duidelijke keuzes en leg vast welke gegevens wel en niet worden meegenomen. 

Vergeet je lopende vacatures en kandidaten niet 
De grootste risico’s zitten vaak niet in het oude kandidatenarchief, maar in de procedures die tijdens de overstap nog lopen. Kandidaten hebben gesprekken gepland, managers moeten beoordelingen doorgeven en sollicitaties blijven binnenkomen. Wanneer niet duidelijk is welk systeem vanaf welk moment leidend is, ontstaat gemakkelijk verwarring. 

Kies daarom een helder omschakelmoment. Bepaal tot welke datum nieuwe sollicitaties in het oude ATS binnenkomen en vanaf wanneer het nieuwe systeem wordt gebruikt. Leg ook vast hoe je omgaat met vacatures die op dat moment nog openstaan. Verhuis je een volledige procedure naar het nieuwe systeem of rond je deze af in het oude ATS? 

Tijdelijk met twee systemen werken kan soms nodig zijn, maar houd die periode zo kort mogelijk. Anders moeten recruiters op twee plaatsen controleren of er nieuwe kandidaten zijn binnengekomen en bestaat het risico dat communicatie dubbel of juist helemaal niet wordt verstuurd. Zorg dat iedereen weet welk systeem leidend is en wie verantwoordelijk is voor de laatste controles. 

Controleer vacaturelinks, koppelingen en metingen 
Een ATS staat zelden op zichzelf. Vacatures worden gepubliceerd op een werken-bij-site, doorgestuurd naar jobboards en gedeeld via sociale media en advertenties. Wanneer je overstapt, kunnen bestaande vacaturelinks veranderen. Een kandidaat die via Google, LinkedIn of een oude campagne op een vacature klikt, mag niet op een foutpagina terechtkomen. 

Controleer daarom welke links nog actief zijn en zorg waar nodig voor goede doorverwijzingen. Kijk ook naar koppelingen met mailboxen, agenda’s, assessments, jobboards en andere recruitmentsoftware. Test niet alleen of een vacature zichtbaar is, maar doorloop zelf het volledige sollicitatieproces. Solliciteer als kandidaat, controleer de ontvangstbevestiging, beoordeel de sollicitatie als recruiter en laat een manager inloggen om feedback te geven. 

Vergeet daarbij de conversiemetingen niet. Analytics, advertentiepixels en andere tracking kunnen door een nieuwe vacatureomgeving stoppen met werken. De sollicitaties komen dan misschien gewoon binnen, terwijl je niet meer kunt zien via welke campagne of welk kanaal kandidaten zijn gekomen. Dat merk je vaak pas wanneer de eerste rapportage moet worden gemaakt. 

Spreek af wie waarvoor verantwoordelijk is 
Bij een overstap zijn meestal meerdere partijen betrokken: de organisatie, de oude ATS-leverancier, de nieuwe leverancier, de beheerder van de website en soms een marketingbureau of IT-partner. Wanneer niemand precies weet wie welke stap uitvoert, blijven werkzaamheden gemakkelijk liggen. 

Leg daarom vast wie de export aanvraagt, wie het bestand controleert, wie de data opschoont en wie test of alles goed is overgezet. Spreek ook af wie vacaturelinks aanpast, koppelingen activeert en gebruikers toegang geeft. De nieuwe ATS-leverancier kan veel begeleiden, maar heeft niet automatisch toegang tot alle systemen en kent jouw recruitmentproces nog niet zoals jij dat kent. 

Zeg het oude ATS bovendien niet te vroeg definitief op. Controleer eerst of de noodzakelijke gegevens goed zijn overgekomen, of documenten geopend kunnen worden en of lopende procedures volledig zijn. Maak daarna afspraken met de oude leverancier over het afsluiten van accounts en het definitief verwijderen van achtergebleven gegevens. 

Controleer hiervoor ook wat er in de verwerkersovereenkomst staat. Daarin hoort te zijn vastgelegd wat er bij het beëindigen van de dienstverlening met de persoonsgegevens gebeurt. Het kan verstandig zijn om vóór het afsluiten van het oude ATS zelf zoveel mogelijk kandidaatrecords te verwijderen. In veel systemen kan dat eenvoudig en in één keer. Vraag de oude leverancier vervolgens om een bevestiging dat eventueel achtergebleven kandidaatdata na beëindiging van de overeenkomst definitief zijn verwijderd. 

Een ander ATS moet vooral beter werken 
Een nieuw ATS kan meer functionaliteiten hebben, moderner ogen en tijdens een demonstratie veel indruk maken. Toch is de overstap pas geslaagd wanneer recruiters en managers er in de praktijk gemakkelijker mee kunnen werken en kandidaten niets van de overgang merken. 

Begin daarom niet bij de vraag welk ATS de meeste mogelijkheden biedt, maar bij wat je in het huidige systeem belemmert. Test het nieuwe ATS aan de hand van je eigen recruitmentproces, onderzoek vooraf wat er met je data gebeurt en besteed extra aandacht aan lopende vacatures, vacaturelinks en koppelingen. Dan wordt de overstap niet alleen een technische verhuizing, maar een kans om je recruitmentproces werkelijk beter in te richten.