Wat is multiposting en hoe werkt het vanuit een ATS? 

Wat is multiposting?
Multiposting betekent dat je een vacature vanuit één systeem op meerdere vacaturekanalen kunt publiceren. In de praktijk gebeurt dit meestal vanuit een Applicant Tracking System, oftewel een ATS. Je maakt de vacature één keer aan, selecteert de kanalen waarop je haar wilt plaatsen en publiceert de vacature vervolgens vanuit dezelfde omgeving. 

Die kanalen kunnen gratis vacaturesites zijn, betaalde jobboards, nicheplatforms of de eigen werken-bij-site. Afhankelijk van het ATS en de beschikbare koppelingen kan een vacature bijvoorbeeld worden doorgeplaatst naar Indeed, LinkedIn, Nationale Vacaturebank, Google for Jobs of een gespecialiseerd platform voor techniek, zorg of overheid. 

Het grote voordeel is niet alleen dat je minder hoeft te kopiëren en plakken. Je beheert de vacature ook vanuit één centrale plek. Wanneer de functie is ingevuld of de sluitingsdatum is bereikt, kun je de vacature vanuit het ATS sluiten. Bij een goede koppeling wordt zij vervolgens ook op de aangesloten kanalen verwijderd of als gesloten weergegeven. Het systeem synchroniseert dan met alle ingezette media. 

Hoe werkt multiposting vanuit een ATS?
De vacature wordt eerst volledig in het ATS aangemaakt. Daarin staan onder andere de functietitel, vacaturetekst, standplaats, het aantal uren, salaris, opleidingsniveau en de manier waarop kandidaten kunnen solliciteren. Vervolgens kies je via welke kanalen je de vacature wilt verspreiden. 

Het ATS stuurt de vacaturegegevens via een koppeling door naar het geselecteerde jobboard. Dat kan via een rechtstreekse API-koppeling, een vacaturefeed of een externe multipostingpartij die meerdere kanalen met elkaar verbindt. Voor de gebruiker maakt de achterliggende techniek meestal weinig verschil. Je selecteert een kanaal, controleert de gegevens en geeft opdracht om de vacature te publiceren. 

Toch betekent multiposting niet altijd dat iedere vacature met één druk op de knop overal direct zichtbaar is. Jobboards stellen verschillende eisen aan vacatureteksten en verplichte velden. Het ene kanaal vraagt om een salarisindicatie, het andere om een functiegroep, opleidingsniveau of specifieke beroepscategorie. Ook kunnen jobboards eigen regels hanteren voor functietitels, locaties en de inhoud van vacatures. 

Een goede multipostingoplossing laat daarom zien welke aanvullende informatie per kanaal nodig is. Pas als alle verplichte velden zijn ingevuld, kan de vacature correct worden aangeboden. Soms controleert een jobboard de vacature daarna nog voordat deze online verschijnt. 

Gratis doorplaatsing is iets anders dan betaald adverteren
Rond multiposting ontstaat regelmatig verwarring over de kosten. Dat een ATS een koppeling heeft met een vacaturesite, betekent niet automatisch dat je daar gratis kunt adverteren of dat die kosten in het standaardabonnement van je ATS zitten. In de praktijk is dat vrijwel nooit zo. De koppeling verzorgt de technische doorplaatsing, maar betaalde jobboards rekenen nog steeds kosten voor een vacatureplaatsing, campagne of abonnement. 

Sommige kanalen nemen vacatures gratis over via een vacaturefeed. Je vacature kan daar organisch vindbaar worden, maar het bereik is niet gegarandeerd. Andere jobboards werken met plaatsingscredits of een vast bedrag per vacature. Bij weer andere kanalen betaal je voor klikken, vertoningen of een gesponsorde positie. 

Multiposting maakt het plaatsen dus gemakkelijker, maar neemt de mediakosten niet weg. Controleer daarom vooraf welke kanalen binnen je ATS beschikbaar zijn, welke koppelingen in het abonnement zitten en welke aanvullende plaatsingskosten worden berekend. Een lange lijst met aangesloten jobboards klinkt aantrekkelijk, maar zegt weinig als je voor vrijwel ieder relevant kanaal nog apart moet betalen. 

Meer kanalen leveren niet automatisch betere kandidaten op
De verleiding bij multiposting is om iedere vacature op zo veel mogelijk kanalen te plaatsen. Technisch kan dat misschien, maar recruitmentinhoudelijk is het meestal geen goede strategie. Meer bereik betekent namelijk niet automatisch meer geschikte kandidaten. 

Wanneer je vacature op vijf algemene vacaturesites staat, kan dat veel reacties opleveren. Als de doelgroep zich vooral op een gespecialiseerd platform, binnen een bepaalde community of op sociale media bevindt, leveren die reacties mogelijk weinig passende kandidaten op. Je bespaart dan tijd bij het publiceren, maar verliest die tijd vervolgens bij het beoordelen en afwijzen van kandidaten. 

De keuze voor een kanaal zou daarom altijd moeten beginnen bij de doelgroep. Wie wil je bereiken, waar oriënteert die persoon zich en via welk kanaal kun je hem of haar daadwerkelijk in beweging krijgen? Voor een administratieve functie kan een algemeen jobboard prima werken, terwijl je voor een ervaren technisch specialist misschien meer resultaat behaalt met een nicheplatform, actieve search of een gerichte campagne. 

Hier ligt ook een groot gevaar van multiposting op de loer. Omdat je naast de kosten van je multipostingtool ook nog abonnementen moet inkopen voor plaatsingen op de diverse jobboards, heb je al snel de neiging om algemene jobboards in te kopen. Je richt je multipostingtool hierop in, maar daarmee ontstaat het risico dat je al je vacatures op dezelfde kanalen plaatst. Heel efficiënt, maar niet per se heel effectief. 

Door direct meerdere media-abonnementen in te kopen, leg je bovendien al een groot deel van je recruitmentbudget vast. Wanneer een vacature vervolgens om een andere aanpak vraagt, bijvoorbeeld een gerichte campagne op sociale media, een nicheplatform of actieve search, is daar mogelijk weinig budget meer voor beschikbaar. Dat kan in de recruitmentpraktijk behoorlijk onhandig zijn. Juist bij moeilijk vervulbare vacatures wil je ruimte houden om per doelgroep en vacature te bepalen welke aanpak nodig is. 

Multiposting is een distributiemiddel. Het bepaalt niet welke kanalen voor jouw vacature geschikt zijn. Die keuze moet je zelf maken op basis van een doelgroepanalyse, eerdere resultaten en het beschikbare recruitmentbudget. 

Wat gebeurt er met de sollicitaties?
Een belangrijk voordeel van multiposting vanuit een ATS is dat kandidaten via de verschillende kanalen in hetzelfde sollicitatieproces terecht kunnen komen. Zij reageren via een sollicitatieformulier dat aan het ATS is gekoppeld, waarna hun gegevens, cv en motivatie centraal worden opgeslagen. 

Daardoor hoef je niet in verschillende mailboxen en accounts te zoeken. Kandidaten komen in één overzicht terecht en kunnen vanuit hetzelfde systeem worden beoordeeld, afgewezen of uitgenodigd. Ook kun je vaak per kandidaat zien via welk kanaal de sollicitatie is binnengekomen. 

Die herkomstinformatie is belangrijk. Je wilt namelijk niet alleen weten hoeveel reacties een kanaal heeft opgeleverd, maar vooral hoeveel passende kandidaten, gesprekken en uiteindelijke hires eruit zijn voortgekomen. Een jobboard met vijftig reacties kan minder waardevol zijn dan een nicheplatform dat vijf kandidaten oplevert van wie er drie geschikt zijn. 

Wanneer je deze resultaten structureel bijhoudt, kun je bij een volgende vacature beter onderbouwen waar je wel en niet wilt publiceren. Multiposting wordt dan meer dan een handige publicatiefunctie. Het helpt je ook om het recruitmentbudget gerichter in te zetten. 

Waar moet je op letten bij de keuze voor multiposting?
Niet ieder ATS biedt dezelfde mogelijkheden. Sommige systemen hebben alleen koppelingen met een beperkt aantal gratis kanalen. Andere werken samen met een multipostingpartner en bieden toegang tot tientallen of zelfs honderden jobboards. Dat klinkt indrukwekkend, maar het aantal koppelingen is niet het belangrijkste criterium. 

Het gaat er vooral om of de kanalen die voor jouw doelgroepen relevant zijn daadwerkelijk beschikbaar zijn. Kijk daarnaast hoe eenvoudig je een vacature kunt plaatsen, of aanvullende velden automatisch worden ingevuld en of wijzigingen en sluitingen correct worden verwerkt. Controleer ook of kandidaten rechtstreeks in het ATS binnenkomen en of de resultaten per kanaal meetbaar zijn. 

Let bovendien op de kostenstructuur. Zit multiposting in het standaardabonnement, betaal je voor een extra module of worden er transactiekosten per plaatsing gerekend? En kun je bestaande afspraken of credits bij jobboards blijven gebruiken? Dat zijn praktische vragen die je vooraf wilt stellen. 

Let er ook op dat gegevens van het wervingskanaal, zoals views en bereik, niet altijd volledig worden meegegeven of aan de data in je ATS worden gekoppeld. Jobboards, waaronder Indeed, delen deze gegevens niet altijd volledig met ATS-partners. 

Multiposting bespaart tijd, maar vervangt geen recruitmentstrategie
Multiposting vanuit een ATS voorkomt dubbel werk en maakt het beheer van vacatures overzichtelijker. Je maakt een vacature één keer aan, verspreidt haar naar meerdere geselecteerde kanalen en ontvangt de sollicitaties centraal in hetzelfde systeem. Daarmee verklein je de kans op fouten en houd je beter zicht op de resultaten. Maar multiposting kan ook zorgen voor minder flexibiliteit in de mediakeuze en daarmee onbedoeld direct invloed hebben op je wervingsresultaten bij vacatures die iets anders vragen dan de standaard. 

Multiposting maakt een slechte vacaturetekst niet beter en een verkeerde kanaalkeuze niet slimmer. Als de functietitel niet aansluit, de vacature onvoldoende overtuigt of je doelgroep zich niet op de gekozen jobboards bevindt, zorgt een bredere verspreiding vooral voor meer van hetzelfde. 

De kracht van multiposting zit daarom niet in zo veel mogelijk publiceren. De kracht zit in het eenvoudig en meetbaar publiceren op de kanalen waar jouw doelgroep daadwerkelijk te vinden is. Een ATS ondersteunt dat proces, maar de kwaliteit van de recruitmentkeuzes blijft uiteindelijk mensenwerk.