Ik kan niet groeien omdat ik de mensen niet heb

In de praktijk blijkt dat laatste vaak het geval te zijn. De grootste belemmering voor groei is lang niet altijd het gebrek aan potentiële kandidaten. Veel vaker is het de manier waarop recruitment binnen een organisatie is ingericht. 

Recruitment begint niet bij een vacature 
Veel organisaties behandelen recruitment nog steeds als een activiteit die start zodra er een vacature ontstaat. Er vertrekt iemand, de vacature wordt geschreven, online geplaatst en vervolgens begint het wachten op reacties. Dat lijkt logisch, maar eigenlijk begin je dan pas met werven op het moment dat je de nieuwe medewerker gisteren al nodig had. 

Vergelijk het eens met sales. Geen enkele ondernemer zegt: “We hebben volgende maand omzet nodig, laten we vandaag maar eens beginnen met marketing.” Iedereen begrijpt dat het bouwen aan klanten een continu proces is. Je investeert in zichtbaarheid, relaties en vertrouwen, zodat potentiële klanten je kennen op het moment dat zij een aankoopbeslissing nemen. 

Met recruitment werkt dat precies hetzelfde. De beste kandidaten zijn vaak helemaal niet actief op zoek naar een nieuwe baan. Ze zitten goed op hun plek, maar staan misschien wel open voor een interessante stap als die op het juiste moment voorbij komt. Dat zijn de latent werkzoekenden. Zij vormen ongeveer 70 tot 80 procent van de arbeidsmarkt. De overige 20 tot 30 procent bestaat uit actief werkzoekenden en werklozen. Dat betekent dat recruitment niet begint bij een vacature, maar bij het structureel zichtbaar zijn als aantrekkelijke werkgever die juist die latent werkzoekende weet te activeren. 

De arbeidsmarkt is niet voor iedereen hetzelfde 
Regelmatig hoor ik ondernemers zeggen dat niemand meer wil werken. Toch zie ik tegelijkertijd organisaties die blijven groeien, ondanks diezelfde arbeidsmarkt. Zij vissen immers in dezelfde vijver als hun concurrenten. 

Het verschil zit meestal niet in een hoger salaris of betere secundaire arbeidsvoorwaarden. Natuurlijk spelen die een rol, maar zelden zijn ze doorslaggevend. Veel vaker zie je dat succesvolle organisaties recruitment structureel hebben georganiseerd. Zij investeren in hun werkgeversmerk, bouwen een netwerk op van potentiële kandidaten en zorgen ervoor dat hun organisatie al bekend is voordat er een vacature ontstaat. 

Daardoor ontstaat een fundamenteel verschil. Waar de ene organisatie iedere vacature weer vanaf nul begint, bouwt de andere organisatie voort op relaties die al eerder zijn gelegd. 

Je verliest vaker kandidaten aan je eigen proces dan aan de concurrent 
Een andere misvatting is dat kandidaten vooral afhaken omdat een concurrent meer salaris biedt. Dat gebeurt natuurlijk, maar veel vaker zie ik dat organisaties goede kandidaten verliezen door hun eigen sollicitatieproces. 

Een kandidaat reageert enthousiast. Daarna blijft het een week stil. Vervolgens wordt een gesprek gepland. Daarna volgt opnieuw radiostilte. Er worden meerdere gesprekken ingepland zonder dat duidelijk is hoe de procedure eruitziet of wanneer iemand iets hoort. Ondertussen heeft een andere werkgever wel snel gehandeld. 

Kandidaten solliciteren niet alleen op een functie. Ze solliciteren ook op vertrouwen in jouw organisatie. Iedere dag dat iemand niets hoort, iedere onduidelijke stap in het proces en iedere gemiste terugkoppeling zegt iets over hoe een organisatie werkt. Nog voordat iemand in dienst is, ontstaat al een beeld van de werkgever. Juist daarom verlies je vaak meer kandidaten aan je eigen proces dan aan de concurrentie op de arbeidsmarkt. 

Een ATS zorgt niet voor meer kandidaten 
Laten we daar ook eerlijk over zijn. Een Applicant Tracking System zorgt er niet voor dat er ineens meer technici, accountmanagers, operators of verpleegkundigen beschikbaar zijn. Die belofte doet geen enkel serieus ATS. 

Wat een goed ATS wél doet, is ervoor zorgen dat je geen kandidaten meer kwijtraakt door een onoverzichtelijk proces. Alle sollicitaties staan op één centrale plek. Vacatures worden eenvoudig gepubliceerd op je eigen werkenbij-site en automatisch doorgezet naar onder andere Indeed. Communicatie verloopt sneller, de voortgang is inzichtelijk en iedereen werkt met dezelfde informatie. 

Dat lijkt misschien een administratieve verbetering, maar de impact is veel groter. Een kandidaat die vandaag solliciteert, verwacht vandaag of morgen een reactie. Organisaties die dat proces goed hebben ingericht, maken simpelweg een professionelere indruk en vergroten daarmee hun kans om goede mensen daadwerkelijk binnen te halen. 

Groei vraagt om een schaalbaar recruitmentproces 
Veel ondernemers herkennen hetzelfde patroon. Bij een paar vacatures per jaar lukt het allemaal nog prima. Maar zodra de organisatie groeit, groeit ook de complexiteit. Excelbestanden raken verouderd, mailboxen lopen vol, cv’s staan verspreid opgeslagen en vacaturehouders houden hun eigen lijstjes bij. 

Niet omdat HR minder goed werkt, maar omdat de werkwijze niet meer past bij de omvang van de organisatie. 

Vanaf dat moment wordt recruitment geen HR-vraagstuk meer, maar een organisatievraagstuk. Zonder structuur groeit de administratieve belasting net zo hard mee als het aantal vacatures. En juist daardoor ontstaat het gevoel dat groei steeds moeilijker wordt. 

Vergeet de kandidaten niet die je al kent 
Opvallend genoeg beginnen veel organisaties iedere vacature weer volledig opnieuw. Terwijl ze vaak al waardevolle kandidaten kennen. 

Misschien sprak je een half jaar geleden iemand die net voor een andere baan koos. Misschien ontving je een sterke open sollicitatie terwijl er toen geen passende vacature beschikbaar was. Of misschien was iemand nét niet geschikt voor vacature A, maar juist wel voor vacature B. 

Wanneer je deze kandidaten zorgvuldig bewaart binnen de kaders van de AVG en zij daarvoor toestemming hebben gegeven, bouw je stap voor stap een talentpool op. Dat zijn geen onbekenden meer. Het zijn mensen die jouw organisatie al kennen en eerder bewust interesse hebben getoond. Juist deze groep zorgt er vaak voor dat toekomstige vacatures sneller worden ingevuld dan wanneer je iedere keer opnieuw helemaal opnieuw begint. 

Technologie creëert ruimte voor aandacht 
Soms wordt gedacht dat recruitmentsoftware vooral draait om automatiseren. Dat is maar een deel van het verhaal. Een goed ATS automatiseert juist de administratieve werkzaamheden die weinig waarde toevoegen. Vacatures publiceren, communicatie ondersteunen, overzicht bewaren en processen stroomlijnen. Daardoor ontstaat iets wat veel belangrijker is dan automatisering zelf. Aandacht. 

• Aandacht voor kandidaten. 
• Aandacht voor vacaturehouders. 
• Aandacht voor gesprekken die ertoe doen. 

Recruitment blijft uiteindelijk mensenwerk. Technologie ondersteunt dat proces, maar neemt het nooit over. 

Groeien begint met anders naar recruitment kijken 
Wanneer een ondernemer zegt: “Ik kan niet groeien omdat ik de mensen niet heb”, zit daar vaak een kern van waarheid in. Maar minstens zo vaak is het recruitmentproces nog ingericht voor de organisatie van vijf jaar geleden. 

De arbeidsmarkt zal voorlopig niet eenvoudiger worden. Juist daarom is het belangrijk om recruitment niet langer als een losse activiteit te zien, maar als een continu proces dat meegroeit met je organisatie. 

Organisaties die dat begrijpen, wachten niet tot er een vacature ontstaat. Zij bouwen iedere dag aan hun zichtbaarheid, onderhouden contact met potentiële kandidaten en zorgen ervoor dat hun recruitmentproces klaar is voordat de volgende vacature zich aandient. 

Misschien is de belangrijkste vraag daarom niet: “Waarom kan ik geen mensen vinden?” 
Misschien is de betere vraag: “Is mijn organisatie aantrekkelijk én professioneel genoeg ingericht, zodat goede mensen daadwerkelijk voor ons kunnen kiezen?” 

Dat is uiteindelijk het verschil tussen steeds opnieuw personeel zoeken en structureel bouwen aan groei!