Wat kost een nieuwe medewerker?

Dat is opvallend. Want voordat een nieuwe medewerker zijn eerste werkdag begint, zijn er vaak al duizenden euro’s uitgegeven. Soms €4.000, soms €15.000 en in sommige gevallen zelfs meer dan €40.000.  

De vraag is dus niet alleen wat een medewerker kost, maar vooral wat het kost om hem of haar aan te nemen. 
Daar wordt verrassend weinig over gesproken. In dit artikel rekenen we daarom vier veelgebruikte manieren van werven door. Niet om te bepalen welke route altijd de beste is, want die bestaat niet. Iedere organisatie en iedere vacature is anders. Wel om inzicht te geven in de werkelijke recruitmentkosten en de totale Cost per Hire. Want pas als je die kent, kun je een goede keuze maken. Om de vergelijking eerlijk te houden, gebruiken we in alle scenario’s dezelfde fictieve vacature. 

Een specialist met een bruto jaarsalaris van €60.000. 
Daarnaast nemen we niet alleen de directe kosten mee, maar ook de interne uren van HR en de vacaturehouder. Want ook wanneer je een recruitmentbureau of detacheerder inschakelt, blijft er binnen je eigen organisatie veel werk liggen. 

Scenario 1. Je schakelt een recruitmentbureau in
Voor veel organisaties is dit de snelste oplossing. Zeker wanneer het gaat om een specialistische functie of wanneer je zelf onvoldoende tijd hebt om actief te searchen. Een goed recruitmentbureau beschikt over een netwerk, weet waar de doelgroep zich bevindt en neemt een groot deel van het voorwerk uit handen. Dat bespaart tijd en vergroot vaak de kans op een succesvolle plaatsing. Daar hangt natuurlijk wel een prijskaartje aan. Bij een bruto jaarsalaris van €60.000 rekenen veel bureaus een fee tussen de 20 en 30 procent van het jaarsalaris. Voor onze fictieve vacature gaan we uit van een gemiddelde fee van 25%. 

Dat betekent een investering van €15.000. Daar houdt het echter niet op. 

Ook intern moet de vacature worden afgestemd. Er vindt een intake plaats, cv’s worden besproken, gesprekken gepland, kandidaten beoordeeld en uiteindelijk moet er een keuze worden gemaakt. In de praktijk kost dat een vacaturehouder gemiddeld zo’n zestien uur. HR besteedt daarnaast ongeveer tien uur aan coördinatie, communicatie met het bureau en de administratieve afhandeling. Rekenen we met een intern uurtarief van €50 voor HR en €80 voor de vacaturehouder, dan komen daar nog ongeveer €1.780 aan interne kosten bij. 

Dat lijkt een fors bedrag. Toch hoeft dat helemaal geen slechte investering te zijn. Zeker bij schaarse profielen of functies waarbij snelheid cruciaal is, kan een recruitmentbureau juist veel waarde toevoegen. De kosten zijn hoog, maar ook de kans op invulling is vaak groot. 

Scenario 2. Je kiest voor detachering 
Detachering wordt vaak gekozen wanneer snelheid belangrijk is of wanneer nog niet zeker is of een functie structureel wordt. Je haalt direct kennis en capaciteit binnen, terwijl de formele werkgever verantwoordelijk blijft voor zaken als salarisadministratie, verzuim en werkgeversrisico’s. Dat geeft flexibiliteit. Maar goedkoop is detachering meestal niet. Veel detacheringsorganisaties rekenen een opslag tussen de €35 en €40 per gewerkt uur. Daarnaast geldt regelmatig een overnamebeding van minimaal duizend gewerkte uren voordat je iemand kosteloos in dienst kunt nemen. Bij sommige organisaties wordt daarna zelfs nog een aanvullende overnamevergoeding berekend. 

Laten we uitgaan van een gemiddelde opslag van €37,50 per uur. Na duizend gewerkte uren bedraagt de betaalde marge dan €37.500. Ook hier blijft intern werk nodig. De kandidaat wordt gesproken, beoordeeld, er vinden evaluaties plaats en uiteindelijk moet worden besloten of iemand wordt overgenomen. De interne belasting is vergelijkbaar met scenario één. 

Dat maakt detachering niet verkeerd. Integendeel. 

Voor tijdelijke projecten, specialistische kennis of situaties waarin snelheid belangrijker is dan kosten, kan detachering precies de juiste keuze zijn. Maar het laat wel zien hoeveel waarde er eigenlijk schuilgaat achter een succesvolle plaatsing. Wanneer organisaties een recruitmentfee van €15.000 hoog vinden, vergeten ze soms dat dezelfde medewerker via een detacheringsconstructie uiteindelijk twee tot drie keer zoveel kan kosten. Detachering is dus prima bij nood, maar niet als vervanging van een werving en selectie oplossing, dan is het wel een dure oplossing.  

Scenario 3. Je werft zelf, zonder ATS 
Dit is misschien wel de route die het vaakst wordt gekozen. Je houdt de regie in eigen hand, bespaart de fee van een recruitmentbureau en bepaalt zelf hoe de procedure eruitziet. Op papier lijkt dit daarom de goedkoopste oplossing. En eerlijk is eerlijk: dat kan het ook zijn. Maar juist in dit scenario ontstaan de kosten die bijna niemand meeneemt. 

Je investeert in vacaturemarketing. Je zet campagnes uit via Indeed, LinkedIn of Meta. Misschien schakel je een nicheplatform in of laat je een assessment uitvoeren. Kandidaten worden handmatig verwerkt, cv’s doorgestuurd, gesprekken gepland en afwijzingen verstuurd. Geen van die werkzaamheden is ingewikkeld. Maar samen vormen ze een compleet recruitmentproces. Voor onze voorbeeldvacature gaan we uit van de volgende kosten. 

Vacaturemarketing: €2.000. Assessment: €500. 

HR besteedt ongeveer twintig uur aan het begeleiden van de procedure. De vacaturehouder is gemiddeld achttien uur kwijt aan het beoordelen van kandidaten, gesprekken en afstemming. Op papier ziet dat er verrassend aantrekkelijk uit. 

En toch vertelt deze tabel nog niet het hele verhaal. Want hier ontbreken precies de kosten die je nergens terugziet op een factuur. De uren die verloren gaan doordat cv’s in mailboxen blijven hangen. 

De manager die pas na een week reageert omdat hij de e-mail over het hoofd heeft gezien. Een kandidaat die afhaakt omdat hij niets meer hoort. De vacature die twee of drie weken langer open blijft staan dan nodig. Of de goede kandidaat van vorig jaar die nergens meer terug te vinden is omdat de sollicitatie nog ergens in een Outlook-map of Excelbestand staat. Juist daar beginnen de verborgen kosten van recruitment. En die blijken in de praktijk vaak hoger te zijn dan organisaties vooraf denken. 

Scenario 4. Je werft zelf met een ATS 
Betekent een ATS dan dat recruitment ineens goedkoop wordt? Nee dat niet. En eerlijk gezegd is dat ook een belangrijk punt om te benoemen. Sommige softwareleveranciers wekken de indruk dat recruitmentsoftware bijna alle kosten wegneemt. Dat is natuurlijk niet zo. Ook wanneer je met een ATS werkt, investeer je nog steeds in vacaturemarketing, gesprekken, assessments en de tijd van HR en de vacaturehouder. Goede kandidaten komen immers niet vanzelf binnen. Voor dezelfde fictieve vacature ziet het plaatje er daarom ongeveer zo uit. 

Op het eerste gezicht lijkt dit scenario zelfs iets duurder dan zelf werven zonder ATS. En dat is precies de reden waarom sommige organisaties besluiten om nog een paar jaar met Excel, Outlook en losse documenten te blijven werken. Alleen vergelijken ze dan niet de juiste kosten. Een ATS bespaart namelijk nauwelijks op de campagne. Je investeert nog steeds in zichtbaarheid, want ook met software moet je gevonden worden door de juiste doelgroep. 

Het verschil zit in alles wat daarna gebeurt. 
Vacatures worden automatisch gepubliceerd op de juiste kanalen. Bij Tool2Match wordt een vacature bijvoorbeeld standaard doorgestuurd naar Indeed, waardoor je direct optimaal zichtbaar bent zonder extra handelingen. Kandidaten komen automatisch binnen in één centrale omgeving. Vacaturehouders kijken allemaal naar hetzelfde dossier. Ontvangstbevestigingen en afwijzingen worden grotendeels geautomatiseerd en eerdere kandidaten zijn eenvoudig terug te vinden in de talentpool. Dat lijkt misschien een verzameling kleine verbeteringen. Maar recruitment bestaat juist uit tientallen kleine handelingen. 

Wanneer je op iedere kandidaat een paar minuten bespaart, levert dat over een heel jaar tientallen uren op. Nog belangrijker is misschien wel dat kandidaten sneller antwoord krijgen en managers eenvoudiger kunnen samenwerken. Daardoor wordt niet alleen het proces efficiënter, maar neemt ook de kans toe dat je een goede kandidaat daadwerkelijk aan je organisatie bindt. En precies daar begint het rendement van een ATS. Niet doordat recruitment goedkoper wordt. Maar doordat iedere euro die je investeert méér oplevert. En dat mis je bij de oplossingen van een werving en selectie bureau of detacherings oplossing, de binding is in eerste aanleg niet met jouw organisatie maar met de bemiddelaar.,  

De duurste recruitmentfout staat nergens op de factuur 
Er is nog één scenario waar opvallend weinig over wordt gesproken. De verkeerde kandidaat. Stel dat je iemand aanneemt met een bruto jaarsalaris van €60.000. Inclusief werkgeverslasten kost deze medewerker ongeveer €78.000 per jaar. Na acht maanden blijkt dat de samenwerking toch niet werkt. De medewerker vertrekt. Dan beginnen de kosten pas echt. Je hebt ongeveer €52.000 aan loonkosten gemaakt. Daar komen de uren van collega’s bij die hebben ingewerkt, de tijd van de leidinggevende, opleidingen, onboarding en de kosten van een nieuwe recruitmentprocedure. 

Moet je opnieuw adverteren of alsnog een recruitmentbureau inschakelen, dan loopt de totale impact al snel richting de €70.000. 

En dan hebben we de frustratie binnen het team, de vertraging van projecten en het verlies aan kennis nog niet eens meegerekend. Een verkeerde match is daarmee vrijwel altijd de duurste recruitmentbeslissing die een organisatie kan nemen.  Omdat je met een eigen ATS direct zelf in controle bent van het werving en selectie proces en de kandidaat doorlopende de juiste en authentieke informatie krijgt neemt de kans op een mis-hire structureel af.  

De vacature die niet wordt ingevuld 
Er is nog een kostenpost die vaak volledig buiten beeld blijft. De vacature die maanden openstaat. Voor sommige functies betekent dat vooral extra werkdruk. Maar stel dat je een projectleider, accountmanager of engineer zoekt die jaarlijks €250.000 aan omzet helpt realiseren. Wanneer die vacature twee maanden langer openstaat dan nodig, verschuift een aanzienlijk deel van die omzet naar later. Projecten starten later, klanten moeten wachten of opdrachten worden simpelweg niet aangenomen omdat de capaciteit ontbreekt. De exacte bedragen verschillen natuurlijk sterk per functie en per organisatie. 

Maar één conclusie geldt vrijwel altijd. 
Een vacature die niet wordt ingevuld, kost vaak veel meer dan de investering die nodig is om hem wél goed in te vullen. 

Welke route is dan het goedkoopst? 
Dat is misschien wel de meest verrassende conclusie van dit artikel. Er bestaat geen goedkoop recruitment. Iedere route kost geld. 

• Een recruitmentbureau kost een fee. 
• Detachering kent hoge marges. 
• Zelf werven vraagt om campagnes, assessments en veel interne uren. 
• En ook een ATS is geen gratis oplossing. 

Het verschil zit daarom niet in de vraag welke route het minste kost. Het verschil zit in de vraag welke route voor jouw organisatie het meeste rendement oplevert. Voor een moeilijk vindbare specialist kan een recruitmentbureau de beste investering zijn. Voor tijdelijke capaciteit is detachering soms de slimste keuze. 

Voor organisaties die regelmatig werven, is een goed ingericht eigen recruitmentproces met een ATS vaak de meest duurzame oplossing. Niet omdat de campagne goedkoper wordt, maar omdat de proceskosten dalen, de time-to-hire korter wordt en je minder afhankelijk bent van externe partijen. 

De echte rekensom 
Misschien is dat wel de belangrijkste les. Wanneer organisaties een ATS beoordelen, vergelijken ze de investering vaak met nul euro. Dat is eigenlijk de verkeerde vergelijking. De juiste vergelijking is die tussen de totale kosten van je huidige recruitmentproces en de totale Cost per Hire van een professioneel ingericht recruitmentproces. Want uiteindelijk betaalt iedere organisatie voor recruitment. Dat was vroeger zo met de adevrtentie in de krant, dat is nu zo en dat zal in de toekomst ook zo zijn.  

Misschien is de belangrijkste conclusie wel dat recruitment geen kostenpost is die je zo laag mogelijk wilt houden. Het is een investering in de mensen die de komende jaren het verschil maken voor je organisatie. Dan is niet de vraag wat recruitment kost, maar wat een goed ingericht recruitmentproces uiteindelijk oplevert. Organisaties die dat verschil begrijpen, kijken niet alleen naar de prijs van een vacature, een recruitmentbureau of een ATS. Zij kijken naar de totale Cost per Hire én naar het rendement van het recruitment proces. Want uiteindelijk gaat een ATS niet over software. Het gaat over rendement. Over overzicht. Over samenwerking. 

En vooral over het slim organiseren van een proces dat voor veel organisaties één van de belangrijkste investeringen van het jaar is. 

Want uiteindelijk is een medewerker van €60.000 geen kostenpost. De manier waarop je hem of haar vindt, bepaalt hoeveel die medewerker je werkelijk kost!