Waarom is een ATS iets anders dan een CRM, HR-systeem of salarispakket? 

CRM-systemen bieden mogelijkheden om contacten vast te leggen, HR-systemen bevatten recruitmentmodules en ook steeds meer salarispakketten ondersteunen het publiceren van vacatures. Daardoor lijkt het alsof een apart ATS overbodig is geworden. Toch zien we in de praktijk precies het tegenovergestelde. 

Juist organisaties die regelmatig nieuwe collega’s zoeken, merken dat recruitment een vakgebied op zichzelf is. Het kent een eigen proces, eigen wet- en regelgeving en vooral een heel andere dynamiek dan sales, HR of salarisadministratie. Dat betekent niet dat een CRM, HR-systeem of salarispakket verkeerde software is. Integendeel. Ze zijn allemaal onmisbaar binnen een organisatie. Alleen zijn ze gebouwd voor een ander doel. In dit artikel leggen we uit wat een ATS precies is, wat het verschil is tussen een ATS, een CRM, een HR-systeem en een salarispakket en wanneer een gespecialiseerd recruitmentsysteem daadwerkelijk meerwaarde biedt. 

Wat is een ATS? 
ATS staat voor Applicant Tracking System. In het Nederlands wordt vaak gesproken over een sollicitantenvolgsysteem of recruitmentsoftware. De naam zegt eigenlijk al wat het systeem doet. Een ATS zoals Tool2match ondersteunt het volledige recruitmentproces. Vanaf het moment dat een vacature wordt gepubliceerd tot het moment waarop een kandidaat zijn of haar arbeidsovereenkomst tekent. 

Daartussen gebeurt meer dan veel organisaties zich realiseren. Vacatures worden gepubliceerd op verschillende vacaturesites. Sollicitaties komen binnen. Kandidaten ontvangen een ontvangstbevestiging. Recruiters beoordelen cv’s. Vacaturehouders geven feedback. Gesprekken worden gepland. Kandidaten worden afgewezen of gaan door naar een volgende ronde. Geschikte kandidaten worden toegevoegd aan een talentpool voor toekomstige vacatures. En ondertussen verwacht iedere kandidaat één ding: aandacht. Juist dat proces vormt de kern van een ATS. Niet personeelsbeheer. Niet salarisadministratie. Niet klantrelaties. Maar Recruitment. 

Recruitment is iets anders dan personeelsadministratie 
Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar in de praktijk worden die twee regelmatig door elkaar gehaald. Zodra iemand een arbeidsovereenkomst heeft ondertekend, verandert namelijk alles. Tot dat moment probeer je de juiste kandidaat te vinden. Daarna begeleid je een medewerker tijdens zijn loopbaan binnen de organisatie. Dat zijn twee compleet verschillende processen. Een ATS ondersteunt het eerste proces. Een HR-systeem ondersteunt het tweede. Die systemen concurreren dus niet met elkaar. Ze sluiten juist op elkaar aan. 

Wat is het verschil tussen een ATS en een CRM? 
Dit is een van de meest gestelde vragen. “We hebben toch al een CRM?” Vanuit kosten en eenvoud is dat een begrijpelijke gedachte. Waarom zou je twee systemen gebruiken als je ook alles in één pakket kunt opslaan? 

Het antwoord zit niet in de techniek, maar in het proces. 
Een CRM is gebouwd om commerciële relaties te beheren. Je legt prospects vast, klanten, offertes, verkoopkansen, contactmomenten en omzetinformatie. Alles draait om het opbouwen van klantrelaties. Een ATS doet eigenlijk hetzelfde, maar dan voor kandidaten. Daarom vergelijken we een ATS vaak met een CRM voor recruitment. Alleen verschillen de gegevens die je vastlegt volledig. Bij een prospect wil je weten welke producten interessant zijn, welke offerte is uitgebracht en wanneer je opnieuw contact wilt opnemen. 

Bij een kandidaat wil je juist weten welke ervaring iemand heeft, welke competenties hij of zij meebrengt, welke gesprekken zijn gevoerd, wat salaris indicaties zijn, welke collega’s feedback hebben gegeven en voor welke functies iemand interessant kan zijn. 

Ook de AVG speelt hierin een belangrijke rol. Een kandidaat geeft toestemming om persoonsgegevens te gebruiken voor recruitment. Niet om onderdeel te worden van een commercieel klantenbestand. Juist daarom kiezen veel organisaties ervoor om recruitmentgegevens bewust gescheiden te houden van hun CRM. Dat zorgt niet alleen voor meer overzicht, maar voorkomt ook dat verschillende processen en privacyregels door elkaar gaan lopen. 

Een kandidaat is geen klant 
Het lijkt een open deur, maar toch zien we regelmatig dat sollicitanten in een CRM worden opgenomen omdat “het toch ook contacten zijn.” Dat klopt. Maar het zijn geen commerciële contacten. Een kandidaat bevindt zich in een compleet andere relatie met jouw organisatie. Sterker nog, een groot deel van de sollicitanten wordt uiteindelijk geen medewerker. Toch wil je sommige kandidaten misschien over een jaar opnieuw benaderen omdat er dan wél een passende vacature ontstaat. 

Dat is precies waarom een ATS bestaat. 
Niet om cv’s op te slaan. Maar om duurzame relaties met potentiële toekomstige collega’s op te bouwen. Dat vraagt om andere workflows, andere communicatie en andere functionaliteiten dan een CRM ooit nodig heeft. 

Wat is het verschil tussen een ATS en een HR-systeem? 

Ook deze vraag horen we vaak. “We hebben een uitgebreid HR-systeem. Waarom zouden we daarnaast nog ATS software gebruiken?” Het antwoord is verrassend eenvoudig. Een HR-systeem begint waar een ATS stopt. Zolang iemand solliciteert, draait alles om recruitment. Je wilt overzicht houden over kandidaten, eenvoudig samenwerken met vacaturehouders en ervoor zorgen dat iedere kandidaat weet waar hij of zij aan toe is. Op het moment dat iemand in dienst komt, verschuift de aandacht. 

Vanaf dat moment gaat het over contracten, verlof, beoordelingsgesprekken, opleidingen, verzuim, personeelsdossiers en ontwikkeling. Dat zijn processen waarvoor een HR-systeem is ontworpen. Een ATS helpt je de juiste medewerker te vinden. Een HR-systeem helpt je vervolgens om die medewerker succesvol onderdeel van de organisatie te laten zijn. Samen vormen ze één logisch geheel. 

Kan een HR-systeem een ATS vervangen? 
Dat hangt volledig af van jouw organisatie. Heb je één of twee vacatures per jaar en ontvang je slechts enkele reacties? Dan voldoet de recruitmentmodule van een HR-systeem voor veel organisaties prima. Maar zodra recruitment een structureel onderdeel van de organisatie wordt en moet bijdragen aan strategische groei, veranderen de eisen. Meerdere vacatures lopen tegelijkertijd. 

Verschillende managers zijn betrokken bij de selectie. Er ontstaat behoefte aan een talentpool. Kandidaten verwachten snelle communicatie. Vacaturehouders willen eenvoudig feedback kunnen geven. En HR wil overzicht houden zonder eindeloze e-mailwisselingen. Juist dan merk je dat recruitment een vak apart is. Niet omdat een HR-systeem tekortschiet, maar omdat het is ontwikkeld voor medewerkers en niet voor sollicitanten. 

Recruitment in AFAS of toch een apart ATS? 
Een zoekvraag die we steeds vaker tegenkomen is: “Heb ik naast AFAS nog een ATS nodig?” Dat is een goede vraag. 

AFAS is een krachtig softwareplatform. Veel organisaties gebruiken het dagelijks voor HR-processen, salarisadministratie en bedrijfsvoering. Daarnaast bevat AFAS ook recruitmentfunctionaliteiten. Voor sommige organisaties is dat meer dan voldoende. Voor andere organisaties niet. 

Het verschil zit niet in AFAS. 
Het verschil zit in de rol die recruitment binnen de organisatie speelt. Wanneer je af en toe een vacature invult, sluiten de recruitmentmogelijkheden binnen AFAS vaak uitstekend aan op de behoefte. Maar wanneer recruitment een continu proces wordt, meerdere vacaturehouders betrokken zijn, je actief een talentpool wilt opbouwen of veel aandacht wilt besteden aan de candidate experience, kiezen organisaties regelmatig voor een gespecialiseerd ATS naast AFAS. Vooral ook als er behoefte is aan veel meer data inzichten op het recruitment proces zie je dat Afas te kort schiet. 

Recruitment is inmiddels een specialisme geworden dat vraagt om software die volledig rondom dat proces is ontwikkeld en niet als bijzaak van HR.