Hoe een ATS de candidate experience verbetert 

Maar wat betekent dat eigenlijk de candidate experience
Heel eenvoudig: hoe ervaart een kandidaat jouw organisatie vanaf het eerste contactmoment tot het moment waarop hij of zij wordt aangenomen, of juist wordt afgewezen? Die ervaring wordt door veel meer bepaald dan alleen een leuke vacaturetekst of een vriendelijk sollicitatiegesprek. Juist de tientallen kleine contactmomenten maken het verschil. Hoe eenvoudig is solliciteren? Krijg je snel een reactie? Voelt de communicatie persoonlijk? En weet je als kandidaat steeds waar je aan toe bent? 

Een modern ATS (Applicant Tracking System) speelt daarin een veel grotere rol dan veel organisaties denken. Het is allang niet meer alleen een systeem waarin recruiters kandidaten beheren. Een goed ATS ondersteunt de volledige candidate journey en helpt organisaties om iedere sollicitant een professionele, snelle en persoonlijke ervaring te bieden. 

 Hieronder lees je acht manieren waarop een modern ATS de candidate experience daadwerkelijk verbetert. 

1. Een sterke eerste indruk begint bij de vacature
   De candidate experience begint niet wanneer iemand op de knop ‘Solliciteren’ klikt. Sterker nog, vaak is de eerste indruk dan al gevormd. Een vacature is tegenwoordig veel meer dan een stuk tekst. Kandidaten willen zien waar ze terechtkomen. Ze willen collega’s ontmoeten, de werkomgeving bekijken en gevoel krijgen bij de cultuur van een organisatie. Een modern ATS maakt het eenvoudig om vacatures te verrijken met foto’s, video’s, sfeerbeelden en andere visuele elementen. Daarbij kun je per vacature of doelgroep een andere presentatie kiezen. Een servicemonteur kijkt immers naar andere informatie dan een HR-manager of softwareontwikkelaar. Hoe beter een kandidaat zichzelf herkent in de vacature, hoe groter de kans dat hij daadwerkelijk solliciteert. 

2. Pas het sollicitatieformulier aan op de doelgroep
   Misschien wel de grootste frustratie van sollicitanten is een formulier dat veel te veel vraagt. Een magazijnmedewerker hoeft geen motivatiebrief van een A4 te schrijven. Een ervaren salesprofessional deelt liever zijn LinkedIn-profiel. Een softwareontwikkelaar verwijst misschien naar GitHub. En een directeur wil soms liever eerst een cv uploaden en daarna persoonlijk contact. 

Waarom zou iedere kandidaat dan hetzelfde formulier krijgen?
Een goed ATS maakt het mogelijk om sollicitatieformulieren af te stemmen op de functie en de doelgroep. Voor de ene vacature vraag je alleen naam, telefoonnummer en een profiel. Voor een andere functie het cv en voeg je juist nog een paar aanvullende vragen toe die helpen bij de selectie. Dat verlaagt de drempel om te solliciteren én zorgt tegelijkertijd voor betere informatie. 

3. Solliciteren wordt steeds vaker een eerste contactmoment
   Steeds meer kandidaten bekijken vacatures op hun smartphone. Veel sollicitaties worden zelfs volledig mobiel verstuurd. Tegelijkertijd verandert ook de manier waarop mensen solliciteren. De klassieke sollicitatiebrief verdwijnt langzaam naar de achtergrond. Voor veel functies is een uitgebreide motivatiebrief simpelweg niet meer van deze tijd. Kandidaten willen vooral laten weten dat ze geïnteresseerd zijn en vervolgens met elkaar in gesprek gaan. Een modern ATS ondersteunt die ontwikkeling. Je kunt per vacature of doelgroep het sollicitatieproces aanpassen. Soms is een cv voldoende, soms volstaan een naam en telefoonnummer en in andere gevallen kies je juist voor een uitgebreider formulier. Zo sluit het sollicitatieproces beter aan bij de kandidaat én bij de functie. 

Toch zijn er nog altijd organisaties waarbij kandidaten eerst een account moeten aanmaken, vervolgens hun cv uploaden en daarna alle gegevens opnieuw moeten invullen. Niet zelden haken kandidaten onderweg af. Een modern ATS zorgt voor een gebruiksvriendelijk sollicitatieproces dat ook op een mobiel apparaat prettig werkt. Minder klikken, minder verplichte velden en geen onnodige barrières. Hoe eenvoudiger solliciteren wordt, hoe groter de kans dat goede kandidaten de procedure ook daadwerkelijk afronden. 

4. Kandidaten willen geen stilte, maar duidelijkheid
   Vrijwel iedereen kent het gevoel. Je hebt gesolliciteerd, ontvangt een bevestiging en daarna… blijft het stil. Juist die stilte zorgt voor onzekerheid en frustratie. Een ATS helpt organisaties om kandidaten gedurende het hele proces goed te informeren. Denk aan een automatische ontvangstbevestiging, een bericht wanneer de selectie start, een uitnodiging voor een gesprek of een nette afwijzing. Automatisch betekent daarbij niet onpersoonlijk. Integendeel. Juist doordat deze communicatie goed is ingericht, voelt een kandidaat zich serieus genomen en weet hij steeds waar hij aan toe is. Dat kost recruiters nauwelijks extra tijd, maar maakt voor kandidaten een wereld van verschil. 

5. Sneller intern overleg betekent sneller antwoord voor kandidaten
   Candidate experience gaat niet alleen over communicatie richting kandidaten. Ook de samenwerking achter de schermen speelt een belangrijke rol. Wanneer recruiters, vacaturehouders en selectiecommissies werken met losse e-mails, Excel-bestanden en telefoontjes, ontstaat al snel vertraging. Cv’s raken zoek, feedback komt laat binnen en kandidaten moeten langer wachten. Met een ATS werkt iedereen vanuit hetzelfde systeem. Kandidaten kunnen eenvoudig worden beoordeeld, opmerkingen worden gedeeld en beslissingen worden sneller genomen. De kandidaat merkt daar misschien niets van, maar ervaart wél het resultaat: een organisatie die snel schakelt en duidelijk communiceert. 

6. Automatiseren zorgt juist voor meer persoonlijke aandacht
   Sommige organisaties zijn bang dat automatisering recruitment onpersoonlijk maakt. In de praktijk gebeurt vaak precies het tegenovergestelde. Een ATS neemt juist de repeterende administratieve werkzaamheden uit handen. Denk aan ontvangstbevestigingen, statusupdates en het beheren van kandidaten. Daardoor ontstaat tijd voor de momenten waarop persoonlijk contact echt waarde toevoegt. Een telefoontje na een eerste gesprek. Uitleggen waarom iemand is afgewezen. Of een kandidaat bellen omdat hij nét niet is geselecteerd, maar wel interessant blijft voor de toekomst. Technologie vervangt de recruiter niet. Technologie geeft de recruiter juist meer ruimte om recruiter te zijn. 

7. Een afwijzing hoeft niet het einde van de relatie te zijn
   Niet iedere goede kandidaat past op dat moment bij de vacature. Dat betekent niet dat hij over zes maanden geen perfecte match kan zijn. Een modern ATS helpt organisaties om, uiteraard met toestemming van de kandidaat en binnen de geldende privacyregels, interessante kandidaten op te nemen in een talentpool. Daarmee blijft waardevol talent behouden voor toekomstige vacatures. Sterker nog, veel organisaties bouwen binnen die talentpool een kleinere groep met hun meest kansrijke kandidaten. Mensen die ze af en toe bellen, uitnodigen voor een open dag, een nieuwsbrief sturen of op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen. Juist die persoonlijke aandacht maakt dat kandidaten later vaak alsnog voor dezelfde organisatie kiezen. 

8. Verbeter decandidatejourney met data
   Een goede candidate experience is nooit af. Daarom is inzicht zo belangrijk. Met een ATS kun je onder andere zien hoeveel kandidaten een sollicitatieformulier wel beginnen, maar niet afronden. Welke vacatures de meeste sollicitaties opleveren. Hoe snel recruiters reageren. Welke wervingskanalen de beste kandidaten opleveren en waar kandidaten tijdens het proces afhaken. Die informatie helpt organisaties om hun recruitmentproces continu verder te verbeteren. 

Niet op gevoel, maar op basis van feiten.
Een ATS ondersteunt de kandidaat én de recruiter Een goede candidate experience ontstaat niet vanzelf. Het is het resultaat van tientallen kleine keuzes die samen bepalen hoe kandidaten jouw organisatie ervaren. Want kandidaten onthouden misschien niet iedere e-mail die ze ontvangen. Ze onthouden vooral hoe een organisatie hen heeft laten voelen.

Precies daar kan een goed ATS, mits slim ingezet, iedere dag opnieuw het verschil maken!