Excel en e-mail of een ATS?

Dat omslagpunt komt vaak ongemerkt.
Je hebt ineens meerdere vacatures tegelijk openstaan. Er reageren twintig of dertig kandidaten. Een vacaturehouder wil mee beoordelen. Er moeten gesprekken worden gepland, afwijzingen worden verstuurd en je wilt voorkomen dat iemand tussen wal en schip belandt. 

Op papier is dat allemaal nog prima in Excel bij te houden. In de praktijk verspreidt de informatie zich over mailboxen, Excel-bestanden, agenda’s en interne overleggen. Iedereen houdt ergens een eigen lijstje bij en voor je het weet ben je meer tijd kwijt aan het terugzoeken van informatie dan aan het spreken van kandidaten. Dat is meestal het moment waarop organisaties zich afvragen of het niet slimmer kan. 

Een ATS automatiseert geen recruitment, maar het proces eromheen
Een veelgehoorde misvatting is dat een ATS vooral bedoeld is voor grote organisaties met honderden vacatures. In werkelijkheid levert een ATS juist veel op voor MKB-bedrijven die recruitment professioneel willen organiseren zonder extra administratieve lasten. Ontvangstbevestigingen worden automatisch verstuurd. Kandidaten zijn direct terug te vinden. Collega’s kunnen eenvoudig feedback geven. Je ziet in één oogopslag wie nog wacht op een reactie en welke stappen al zijn doorlopen. Daardoor houd je meer tijd over voor waar recruitment echt om draait: gesprekken voeren en aandacht geven aan kandidaten. 

Hoeveel tijd kun je besparen?
Stel dat je jaarlijks tien vacatures invult en gemiddeld twintig sollicitaties per vacature ontvangt. Dan verwerk je ongeveer tweehonderd kandidaten per jaar. Een ATS bespaart je gemiddeld 10 tot 12 minuten per kandidaat doordat communicatie, administratie en afstemming eenvoudiger verlopen, levert dat jaarlijks ongeveer 36 uur tijdswinst op. Bij een intern kostentarief van €45 per uur vertegenwoordigt dat al snel een besparing van ruim €1650 per jaar. 

En dan hebben we het nog niet eens over de kwaliteit van het proces. Kandidaten krijgen sneller een reactie, managers werken gemakkelijker samen en de kans dat iemand wordt vergeten, neemt aanzienlijk af. 

Wanneer is een ATS de juiste keuze?
Niet ieder bedrijf heeft een ATS nodig. Heb je een paar vacatures per jaar en ontvang je slechts enkele sollicitaties? Dan kunnen Excel en e-mail nog jarenlang een prima oplossing zijn. Maar groeit je organisatie, heb je regelmatig meerdere vacatures tegelijk of werken verschillende collega’s samen in de selectie, dan wordt een ATS al snel een logische volgende stap. Niet omdat Excel niet meer werkt, maar omdat recruitment meer vraagt dan alleen een overzicht van namen en cv’s. 

De juiste keuze is de keuze die past bij jouw organisatie. De vraag is daarom niet of een ATS beter is dan Excel.
De vraag is of Excel nog past bij de manier waarop jouw organisatie inmiddels werft. 

Voor sommige bedrijven is dat nog steeds zo. Voor andere organisaties kost het vasthouden aan Excel uiteindelijk meer tijd en energie dan de investering in een goed ATS. Een goed recruitmentsysteem maakt recruitment niet ingewikkelder. Het zorgt juist voor meer overzicht, minder administratie en vooral meer aandacht voor de mensen die bij je solliciteren. Want uiteindelijk is dat waar goed recruitment om draait. Niet om software, maar om kandidaten die zich gezien voelen en een organisatie die het proces professioneel en zorgvuldig organiseert.