Wat kost een ATS?

Eigenlijk is het niet anders dan wanneer je een auto koopt. 
Een auto van €20.000 kan een uitstekende keuze zijn als je iedere dag een paar kilometer naar kantoor rijdt en in het weekend boodschappen doet. Maar rijd je 100.000 kilometer per jaar, ben je veel in het buitenland, zit je dagelijks uren achter het stuur, ben je twee meter lang of heb je rugklachten, dan kijk je heel anders naar dezelfde auto. Niet omdat die auto slecht is, maar omdat hij niet meer past bij wat jij nodig hebt. 

Met een ATS werkt het precies zo
Een organisatie met acht vacatures per jaar stelt nu eenmaal andere eisen dan een bedrijf dat continu dertig vacatures open heeft staan. Een HR-manager die recruitment naast alle andere HR-taken organiseert, zoekt iets anders dan een recruitmentteam dat dagelijks met kandidaten, managers en talentpools werkt. Toch vergelijken beide organisaties vaak dezelfde systemen en stellen ze dezelfde vraag: “Wat kost een ATS?” 

Misschien is de betere vraag wel: welk probleem moet een ATS voor mijn organisatie oplossen?
Pas daarna wordt de prijs interessant. De verschillen tussen ATS-systemen zijn groot. Er zijn systemen die een paar honderd euro per jaar kosten en oplossingen die duizenden euro’s per maand vragen. Dat betekent niet automatisch dat het ene systeem beter is dan het andere. Meestal zijn ze simpelweg ontwikkeld voor een andere doelgroep. 

Daarom geloven wij niet in de gedachte dat één ATS voor iedereen de beste keuze is. Een MKB-bedrijf met vijftig medewerkers heeft andere behoeften dan een internationale organisatie met honderden recruiters. Waarom zou je dan ook dezelfde investering doen? Bij Tool2Match hebben we daarom gekozen voor een prijsmodel dat meebeweegt met het recruitmentproces van een organisatie. De licentie begint vanaf €150 per jaar voor organisaties met minder dan tien vacatures. Heb je jaarlijks tussen de elf en vijfentwintig vacatures, dan bedraagt de licentie €180 per jaar. Tot veertig vacatures is dat €235 per jaar en daarna groeit de licentie stap voor stap mee met het vacaturevolume. 

Dat doen we bewust.
Recruitment verloopt namelijk niet ieder jaar hetzelfde. Het ene jaar werf je nauwelijks nieuwe collega’s, terwijl je een jaar later misschien volop groeit. Dan is het prettig als je ATS met je organisatie kan meegroeien, zonder dat je direct betaalt voor functionaliteiten of capaciteit die je vandaag nog niet nodig hebt. 

De licentie vertelt overigens maar een deel van het verhaal. Afhankelijk van je wensen kun je kiezen voor bijvoorbeeld een werken-bij-site, onboarding, koppelingen, multiposting of aanvullende inrichting van het systeem. Niet omdat iedereen dat nodig heeft, maar omdat iedere organisatie anders is. Wij geloven niet in een standaardpakket dat voor iedereen zou moeten werken. Recruitment is daarvoor simpelweg te verschillend. 

Toch worden de werkelijke kosten van een ATS vaak ergens anders gemaakt. Niet op de factuur van de softwareleverancier, maar in het recruitmentproces zelf. Iedere recruiter kent het wel. Sollicitaties die in verschillende mailboxen terechtkomen. Excel-bestanden die door meerdere collega’s worden aangepast. Managers die vergeten terug te bellen. Kandidaten die een week op een reactie wachten. Of een sterke sollicitant die een jaar geleden heeft gereageerd, maar die niemand meer terug kan vinden. 

Dat kost tijd. Maar belangrijker nog: het kost goede kandidaten.
Juist in een krappe arbeidsmarkt is snelheid vaak het verschil tussen een aangenomen kandidaat en een gemiste kans. Een goed ATS voorkomt niet alleen administratief werk, maar zorgt er ook voor dat recruiters, HR en managers beter samenwerken. Daardoor blijft er meer tijd over voor het gesprek met de kandidaat. En uiteindelijk is dat precies waar recruitment om draait. 

Daarom kijken wij ook anders naar ondersteuning. Veel softwareleveranciers zien support als een aparte dienst. Iedere vraag, ieder telefoontje of iedere extra uitleg wordt apart geregistreerd of gefactureerd. Wij geloven daar niet in. We werken met een Fair Use Policy. Dat betekent niet dat alles onbeperkt is, maar wel dat we uitgaan van een normale samenwerking. Soms heb je wekenlang geen enkele vraag. En soms wil je op één ochtend drie keer overleggen omdat er een belangrijke vacature live moet of omdat een manager ergens tegenaan loopt. Dat vinden wij heel normaal. Recruitment is mensenwerk. Dan moet de ondersteuning dat ook zijn. 

Voor ons is een ATS daarom meer dan software. Het is een hulpmiddel dat structuur brengt, tijd bespaart en ruimte creëert voor persoonlijke aandacht. Want hoe beter het systeem de administratie organiseert, hoe meer tijd recruiters en HR-managers overhouden voor de mensen achter het cv. 

Dus, wat kost een ATS?
Het eerlijke antwoord is: dat hangt af van wat je nodig hebt. Voor veel MKB-organisaties kan een professioneel ATS al beginnen vanaf €150 per jaar. Voor grotere organisaties met complexere processen zal de investering hoger liggen. Belangrijker dan de prijs is echter de vraag of het systeem past bij de manier waarop jouw organisatie werft, vandaag én over drie jaar. 

Kijk daarom niet alleen naar het bedrag onderaan de offerte. Kijk naar de waarde die een ATS toevoegt aan je recruitmentproces, de tijd die je ermee bespaart en de ondersteuning die je krijgt wanneer je die nodig hebt. 

Want uiteindelijk koop je geen ATS omdat je software nodig hebt. 

Je kiest een ATS omdat je recruitment beter wilt organiseren. Omdat je kandidaten sneller en professioneler wilt helpen. Omdat je overzicht wilt. En omdat je meer tijd wilt overhouden voor datgene waar recruitment altijd om zal draaien: aandacht voor mensen.